Dieser Workflow öffnet ein Dialogfenster, in dem offene Aufgaben für Sie (Option "Meine Aufgaben" im Dropdown-Menü über der Aufgaben-Liste) und für die Gruppen, denen Sie angehören ("Alle Aufgaben"), aufgelistet werden.

Jede Aufgabe enthält den Aufgaben-Typ (1. Zeile) sowie den Namen und Pfad der Datei und ggf. einen erläuternden Kommentar. In der Liste "Alle Aufgaben" ist zudem jeweils der bzw. die Nutzer*in vermerkt, dem bzw. der die Aufgabe zugewiesen ist.

Um eine Aufgabe zu erledigen, klicken Sie zunächst darauf. Die entsprechende Datei wird dann in dem Browser-Tab geöffnet, aus dem heraus Sie den Workflow gestartet haben. Der Workflow-Dialog bleibt dabei geöffnet.

Jeder Aufgaben-Typ lässt sich mit bestimmten Workflows erledigen. Um z. B. eine Aufgabe des Typs "Bearbeiten" zu erledigen, können Sie den Workflow Bearbeitung abschließen oder Bearbeiten auf die entsprechende Datei anwenden.

Mit diesem Workflow können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen.

Wenn Sie den Workflow starten, öffnet sich zunächst ein Dialogfenster. Dort sind die zu erledigenden Aufgaben aufgelistet. Jede Aufgabe hat einen Aufgaben-Typ,d er jeweils in der ersten Zeile der Aufgabe vermerkt ist.

Je nach Aufgaben-Typ wird beim erledigen der Aufgabe automatisch ein betsimmter Workflow auf die entsorechende Datei angewendet.

Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie erledigen möchten und klicken dann unten rechts auf "Weiter". Nun können Sie noch einen optionalen Kommentar hinterlassen, der Ihre Änderungen an den ausgewählten Dateien erläutert und der dann den Änderungs-Protokollen der Dateien hinzugefügt wird. Nach einem Klick auf "Ok" ist die Bearbeitung abgeschlossen und die entsprechenden Aufgaben verschwinden aus Ihrer Aufgaben-Liste, sobald Sie diese aktualisieren.

Alternativ könne Sie auch auf eine Aufgabe klicken, um zur entsprechenden Datei zu gelangen. Der Workflow-Dialog bleibt dabei geöffnet.

Mit diesem Workflow veröffentlichen Sie die jeweils aktuelle Version der ausgewählten Dateien, sodass Sie auf der Universitäts-Webseite erreichbar sind.

Änderungen an einer Datei werden erst nach der Freigabe öffentlich sichtbar.

Für jede Freigabe können Sie einen Kommentar hinterlassen, welcher dann in den Änderungs-Protokollen der freigegebenen Dateien einsehbar ist.

Sie können auch den Workflow Bearbeitung abschließen oder Teilbaum freigeben nutzen, um Dateien freizugeben.

Mit diesem Workflow können Sie ausgewählte Dateien, die Ihnen zur Bearbeitung gegeben wurden, ablehnen.

Wenn Sie eine Datei ablehnen, können Sie diese Datei erst wieder freigeben oder zurückziehen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Sie haben die Datei bearbeitet.
• Sie haben die Datei übernommen.
• Ihnen wurde die Datei erneut gegeben.

Beim Ablehnen können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann im Änderungs-Protokoll jeder abgelehnten Datei einsehbar ist.

Dieser Workflow stellt jeweils die freigegebene Version ausgewählter Dateien wieder her und macht alle seitdem vorgenommenen Änderungen rückgängig. Existiert für eine der ausgewählten Dateien keine freigegebene Version, wird sie deaktiviert und vollständig geleert. Sie kann dann nur wieder aktiviert werden, indem eine archivierte Version aus der Versions-Historie wiederhergestellt wird. Verwenden Sie diesen Workflow also nur für Dateien, von denen bereits mindestens eine archivierte oder freigegebene Version existiert!

Beim Verwerfen können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann in den Änderungs-Protokollen der verworfenen Dateien einsehbar ist.

Mit diesem Workflow können Sie die Veröffentlichung ausgewählter, zuvor freigegebener Dateien rückgängig machen. Sie sind dann nur noch in Fiona zugänglich, nicht mehr auf der Universitäts-Webseite.

Beim Zurückziehen können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann in den Änderungs-Protokollen der zurückgezogenen Dateien einsehbar ist.

Die Teilbaum-Workflows werden auf die ausgewählte Datei und alle untergeordneten Dateien angewandt. Wenn Sie mehrere Datein in der Listen-Ansicht ausgewählt haben, stehen diese Workflows nicht zur Verfügung.

Teilbaum freigeben

Gibt eine Datei und alle untergeordneten Dateien frei. Sie können auswählen, ob die Freigabe bei Fehlern angehalten werden soll (yes), oder ob fehlerhafte Dateien übersprungen werden sollen (no).

Teilbaum zurückziehen

Zieht eine Datei und alle untergeordneten Dateien zurück. Sie können auswählen, ob der Vorgang bei Fehlern angehalten werden soll (yes), oder ob Fehler ignoriert werden sollen (no).

Teilbaum löschen

Löscht eine Datei und alle untergeordneten Dateien. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Schlägt fehl, wenn eine der betroffenen Dateien ein Linkziel ist.

Teilbaum kopieren

Kopiert eine Datei und alle untergeordneten Dateien an einen neuen Ort.

Sie können auswählöen, ob die Berechtigungen der Originale für die Kopien übernommen werden sollen, oder nicht. In letzterem Fall werden die Berectigungen des Zielorts für die Kopien übernommen.

Das Kopieren schlägt fehl, wenn die Vorlagen der kopierten Dateien am Zielort nicht erlaubt sind.

Mit diesem Workflow können Sie ausgewählte Dateien zur weiteren Bearbeitung übernehmen. Dabei können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann in den Änderungs-Protokollen der übernommenen Dateien einsehbar ist.

Andere Redakteur*innen können die übernommenen Dateien anschließend ggf. nicht mehr bearbeiten bzw. werden vorher darauf hingewiesen, dass Sie z. Zt. als Bearbeiter*in dieser Dateien eingetragen sind.

Mit diesem Workflow können Sie ausgewählte Dateien zur Bearbeitung an eine*n andere*n Redakteur*in bzw. an eine Redaktions-Gruppe geben. Hierzu geben Sie als Gruppe oder Benutzer einen gültigen Gruppen-Namen bzw. eine gültige B-Kennung an.

Zusätzlich können Sie einen erläuternden Kommentar für die empfangenden Person bzw. Gruppe hinterlassen.

Die empfangende Person bzw. Gruppe erhält dann für jede übergebene Datei eine neue Aufgabe. Falls Sie beim Geben einen Kommentar hinterlassen haben, wird dieser dort angezeigt und auch den Änderungsprotokollen der übergebenen Dateien hinzugefügt.

Die übergebenen Dateien können anschließend nur noch von der Person bzw. Gruppe bearbeitet werden, an die sie gegeben wurden, bis Sie von einer anderen Person übernommen bzw. an eine*n anderen Redakteur*in bzw. eine ander Gruppe gegeben werden.

Dieser Workflow erzeugt von jeder ausgewählten Datei jeweils eine neue Version. Sie können dann daran Ändeungen vornehmen und diese später ggf. wieder rückgängig machen, indem Sie eine frühere Datei-Version wiederherstellen.

Bei der Nutzung dieses Workflows können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann in den Änderungs-Protokollen der bearbeiteten Dateien einsehbar ist.

Mit diesem Workflow können Sie Ihre Wiedervorlagen einsehen, durchsuchen, löschen und bearbeiten.

Wiedervorlagen sind mit einer Fiona-Datei verknüpfte Erinnerungen an eine*n oder mehrere Empfänger*innen (B-Kennungen). Diese werden dann täglich per E-Mail an die Bearbeitung der vorgelegten Datei erinnert.

Wiedervorlage einrichten

Mit diesem Workflow können Sie eine neue Wiedervorlage (Bearbeitungs-Erinnerung) für ausgewählte Dateien einrichten.

Sie müssen dazu mindestens eine gültige B-Kennung eingeben, sowie einen Termin festlegen, ab dem die täglichen Erinnerungen zur Bearbeitung der ausgewählten Dateien an die mit den eingegebenen B-Kennungen verknüpften E-Mail-Adressen verschickt werden sollen.

Außerdem können Sie noch einen Kommentar hinterlassen, der dann für die Adressat*innen in der Wiedervorlage einsehbar ist.

Wiedervorlage löschen

Mir diesem Workflow können Sie alle Ihre Wiedervorlagen (Bearbeitungs-Erinnerungen), die mit den ausgewählten Dateien verknüpft sind, löschen, falls solche vorhanden sind.

Mit Workflow "Übersetzen" können Sie eine Datei und ggf. alle darin enthaltenen Dateien  vom Übersetzung-Büro der Universität von Deutsch auf Englisch übersetzen lassen. Dieser Workflow steht nicht in der Listen-Ansicht zur Verfügung.

Vorbereitung

1. Wählen Sie die zu übersetzende Datei aus und kopieren Sie den Teilbaum in den englischen Sprachbaum (/en), falls noch nicht geschehen.
2. Öffnen Sie die kopierte Datei im englischen Sprachbaum.
3. Passen Sie dort ggf. Links an.
4. Starten Sie den Übersetzungs-Workflow.

Übersetzung beantragen

Nachdem Sie den Übersetzungs-Workflow gestartet haben, öffnet sich ein Dialog-Fenster mit einem Formular, das Sie ausfüllen müssen. Sie können hier auch angeben, dass Sie neben der ausgewählte Datei auch alle darin enthaltenen Dateien übersetzen lassen möchten.

Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf "Weiter" um den Workflow abzuschließen. Das Übersetzungsbüro wird dann über Ihren Auftrag benachrichtigt und Sie erhalten automatisch eine Bestätigungs-E-Mail zu dem gestarteten Vorgang.

Sobald die Übersetzung fertiggestellt wurde, erhalten Sie vom Übersetzungs-Büro eine XML-Datei, die Sie dann an der richtigen Stelle importieren müssen.

Übersetzung importieren

Das Übersetzungs-Büro verschickt jede angefertigte Übersetzung als XML-Datei, die dann von Ihnen an der richtigen Stelle importiert werden muss.

Wählen Sie dazu in Fiona die Datei aus, für die Sie die Übersetzung beantragt hatten und starten Sie dann den Workflow "Übersetzung importieren".

In dem Dialog-Fenster, dass sich nun öffnet wählen Sie die XML-Datei vom Übersetzungs-Büro aus und klicken dann auf "import". Die Übersetzung ist nun abgeschlossen und SIe können die übersetzte Datei in Fiona freigeben.