Newsletter-Abonnement einrichten mittels Mail-Formular
Das Mailformular kann jetzt auch zum automatischen Anmelden für Mailinglisten genutzt werden. Der häufigste Anwendungsfall ist die Anmeldung zu einem Newsletter. Diese Anmeldung muss datenschutzkonform mittels eines sogenannten „Double-Opt-In“ erfolgen. Im folgenden wird beschrieben, wie man das bewerkstelligen kann. Da dies das Anlegen eines Mailformulars voraussetzt, sollten Sie ein grundlegendes Vorwissen im Umgang mit Fiona und dem Mailformular besitzen.
1. Grundstruktur aufbauen
Auch wenn dies eine Erweiterung des Mailformulars ist, wird nochmal kurz das Anlegen eines Mailformulars erklärt. Falls Sie diese Informationen nicht benötigen, können Sie direkt zu Punkt 3. Anpassung des Mailformulars springen.
Das Mailformular ist ein Boxenelement, dies bedeutet, es kann nur unter einer Inhaltsseite angelegt werden. Dazu muss zuerst ein Ordner für Boxen (_boxes) unterhalb des Ordners angelegt werden. Danach wird unterhalb des _boxes-Ordners ein neuer Ordner mit der Vorlage Mail-Formular erstellt. Er bekommt den Namen „mailformular“ und dient als Container für alle Elemente des Formulars, wie Auswahl- oder Textfelder. Außerdem werden hier die Einstellungen für die Mailkommunikation festgelegt. Als nächstes legen Sie direkt unterhalb unseres Mail-Formulars ein Dokument der Vorlage Textfeld an und nennen dies „mailadresse“. Über das Textfeld trägt der Nutzer später die E-Mail ein, mit der er sich für den Newsletter/ die Mailingliste.
2. Eigenschaftsfelder
Als nächstes werden die Eigenschaftsfelder unseres Mail-Formulars befüllt. Die Felder unter der Kategorie: „E-Mail an Formularbetreiber:in“ lassen wir erstmal frei, da sich diese vom normalen Mailformular unterscheiden.
In der Kategorie: „E-Mail an Nutzer:in“ verlinken Sie im Feld: „Absenderadresse aus Feld beziehen:“ das Dokument „mailadresse“, das Sie eben angelegt haben. Falls Sie wünschen, können Sie für die Nutzer eine spezifische Antwort schreiben, oder einfach die Standard-Antwort „Anmeldung“ auswählen, da es sich bei diesem Mail-Formular um eine Anmeldung zu einem Newsletter handelt.
Die nächste Kategorie, die ausgefüllt werden muss ist der „Datenschutz“. Bei dem Feld: „Zweck der Datenverarbeitung: *“ tragen Sie bitte grob beschrieben, den Inhalt des Newsletter ein. Als nächstes tragen Sie noch Ihre Org-Einheit ein und wann die Daten automatisch in Fiona gelöscht werden sollen. Der Standardwert wäre hier 28 Tage. Bei dem Feld: „Löschfrist in Einverständniserklärung: *“ wählen Sie bitte „bis auf Widerruf“ aus und in das leztte Feld „Löschfrist in Einverständniserklärung: *“ können Sie einfach „nichts“ eintragen.
3. Anpassung des Mailformulars
Da wir jetzt das grundsätzliche Mailformular angelegt haben, passen wir die letzten Felder so an, dass es für die Anmeldung zum Newsletter genutzt werden kann. Das bedeutet, wir gehen jetzt zurück zu der ausgelassenen Kategorie: „E-Mail an Formularbetreiber:in“.
Als Erstes tragen Sie oben in das Eigenschaftsfeld „Betreff der E-Mail:“ „subscribe“ ein. Dies ist vorausgesetzt und soll auch nicht geändert werden.
Jetzt kommen wir zum wichtigsten Feld: „E-Mail-Adresse Empfänger:in: *“. In dieses Feld tragen wir nun die E-Mail der Mailmanliste ein. Allerdings ergänzen wir nach dem Namen der Mailmanliste ein „-request“.
Also wird z.B. statt „name-ihrer-mailmanliste@lists.uni-hamburg.de“ „name-ihrer-mailmanliste-request@lists.uni-hamburg.de“ eingetragen. Für das Beispiel sieht das Ergebnis also so aus:
4. Ergebnisseite
Eine Ergebnisseite ist zwar nicht zwingend nötig, aber sehr hilfreich und im Interesse der Kommunikation mit dem Nutzer gewünscht. Daher legen Sie bitte unter der Inhaltsseite einen Standard-Ordner an, in dem Sie den Nutzer nochmal kurz auf das „Double-Opt-In für Newsletter“ hinweisen. Diesen Standard-Ordner verlinken Sie dann in der Kategorie „Verschiedenes“ des Mail-Formulars. In unserem Beispiel dem „Wissen-für-alle-Newsletter“ sieht die Seite so aus: