FAQ Personalverzeichnisse & -seiten
Wieso habe ich veraltete Personenbestände im Verzeichnis?
Problem:
- In ihrem Personenverzeichnis befinden sich (in der Übersicht) Personen, deren Eintrag des Feldes "Auf Indexseiten anzeigen?" auf "No" steht.
Lösung:
Geben Sie das MA-VZ erneut frei. Dies verursacht in diesem Fall eine Neuindizierung des Personalindex. Die veralteten Personen tauchen nun nicht mehr auf.
Problem:
- In Ihrem Personenverzeichnis befinden sich noch immer zurückgezogene und gelöschte Personen.
Lösung:
Wählen Sie eine andere Person in dem Verzeichnis an, klicken in das Titelfeld und bestätigen (ohne Änderung) mit "OK" . Danach geben Sie diese Person frei. Dadurch wird der Cache der Personalseite erneut aufgebaut. Die gelöschte Person taucht dann nicht mehr im Index auf.
Warum werden doppelte Funktionswerte / Einrichtungswerte angezeigt?
Problem:
- Es werden MA derselben Einrichtung / derselben Funktion in zwei Gruppierungen mit derselben Bezeichnung aufgelistet
Hintergrund:
Der Grund für dieses Verhalten ist die semi-zentrale Verwaltung der Funktions- und Einrichtungswerte. Diese werden in einer Liste in den Seitenvorlagen verwaltet. Wenn ein solcher Wert nun geändert wird (Es reicht das Ausschneiden und spätere Einfügen an anderer Position), dann gilt der so geänderte Wert für das System als neuer Wert. Dies gilt auch für identische Schreibweisen!
Sobald dieser neue Wert Personen zugeordnet wird, werden diese in zwei unterschiedliche Gruppierungen derselben Bezeichnung einsortiert. Die Gruppierung mit dem älteren Wert wird dabei immer ganz unten angeordnet.
Lösung:
Um dieses Verhalten aufzulösen, müssen Sie die Werte grundsätzlich immer vereinheitlichen – sowohl in der Liste, als auch bei den Personen: Sie müssen also den Personen mit dem alten Wert den neuen Wert zuweisen und anschließend freigeben.
Beispiel:
Sie haben eine Liste an Funktionen:
- Leitung
- Stellvertretende Leitung
- Sekretariat
Diese Werte haben Sie entsprechend zugewiesen. Nun möchten Sie aber die Reihenfolge ändern. Also sortieren Sie entsprechend um:
- Leitung
- Sekretariat
- Stellvertretende Leitung
Sie sollten nun den Personen, die die Funktion Sekretariat und Stellvertretende Leitung inne hatten, die neuen Werte zuweisen und anschließend freigeben.
Wie kann ich Einrichtungen oder Funktionen hinzufügen?
Problem:
- Beim Versuch einen Wert für "Einrichtungen" einer Person hinzufügen, gibt es eine Fehlermeldung
- Beim Versuch einen Wert für "Funktionen" einer Person hinzufügen, gibt es eine Fehlermeldung
- Es fehlt der richtige Wert im Dropdown-Feld bei Einrichtungen
- Es fehlt der richtige Wert im Dropdown-Feld bei Funktionen
Lösung:
Bei beiden Feldern werden die Werte in der enstprechenden Seitenvorlage (meistens der de / en Sprachordner) hinterlegt. Dort gibt es die Felder "Liste der Einrichtungen" und "Liste der Funktionen", in die Sie Werte eintragen können. Falls Sie dazu nicht die Berechtigung haben, wenden Sie sich an den Chefredakteur / Webmaster der Seitenvorlage oder den letzten Bearbeiter der Vorlage.
Falls Sie den Webmaster nicht kennen, können Sie über die in der Vorschau (und live) hinterlegte Adresse ganz unten bei "Verändert am Tag.Monat.Jahr von XYZ" eine Mail an den Webmaster versenden.
Warum wird MA XY nicht angezeigt? / Warum werden nicht alle Mitarbeitende angezeigt?
Problembeschreibung:
- In Ihrem Mitarbeitendenverzeichnis wird eine bestimmte Person nicht angezeigt
- In Ihrem Mitarbeitendenverzeichnis (ab jetzt: MA-VZ) werden mehrere Personen nicht angezeigt
Lösung:
Schrittfolge: | Was ist zu tun | Bedingung ist erfüllt, aber das Problem besteht noch immer |
---|---|---|
1. Vorschau prüfen | Überprüfen Sie die Vorschau. Wird die fehlende Seite dort angezeigt? | Wenn Sie die Seite in der Vorschau sehen können, fahren Sie mit Punkt zwei fort, ansonsten mit Punkt 1.1 |
1.1 Feld "Zeige Einträge unterhalb von:" prüfen | Überprüfen Sie bei der Vorlage MitarbeiterInnenverzeichnis, ob die gewünschte Seite unterhalb des dort verlinkten Pfades anzufinden ist. | Wenn diese Bedingung erfüllt ist, aber das Problem in der Vorschau noch immer besteht, fahren Sie mit Schritt 1.2 fort. |
1.2 Feld "Auf Indexseiten anzeigen" prüfen | Vergewissern Sie sich, dass der Feldwert auf "Yes" gesetzt ist. | Nach Änderung sollte die Seite in der Vorschau des Mitarbeitendenverzeichnis angezeigt werden. Wenn die Person nun in der Vorschau angezeigt wird, aber, nach Freigabe und einer Wartezeit von zwei Minuten online noch nicht einsehbar ist, fahren Sie mit Schritt 2 fort. |
2. Freigabe prüfen | Überprüfen Sie, ob der Ordner freigegeben ist. | Wenn der Ordner noch nicht freigegeben war, geben Sie ihn frei. Danach sollte die Person im MA-VZ auftauchen. Wenn der Ordner freigegeben ist und seit der Freigabe mindestens zwei Minuten vergangen sind, fahren Sie mit Schritt 3 fort. |
3. Zurückziehen & Freigeben | Ziehen Sie den Ordner zurück und geben Sie ihn erneut frei. (Menü: Workflow) | Wenn die Person nach zwei Minuten Wartezeit nicht im MA-VZ erscheint, kontaktieren Sie die ServiceLine. |
Spezialfall: Doppelter MA-Eintrag | Wenn Sie bewusst zwei identische Personeneinträge erstellt haben, die im selben Verzeichnis auftauchen sollen, müssen Sie die Logik der doppelten Eintragsfilterung umgehen. Doppelte Einträge werden bei Gleichheit von: akad. Titel, Vorname und Nachname herausgefiltert. Es wird nur der Eintrag der letzten Änderung angezeigt. Eine solche Umgehung kann ein zusätzliches Leerzeichen, oder ein fehlender Punkt beim akad. Titel sein. |
Warum hat MA XY keine Detailseite? / Warum zeigt die Vorschau von MA XY das Verzeichnis an?
Problem:
- Die Person XY hat keine eigene Detailseite. Wenn die Vorschau dieser Seite angezeigt werden soll, gelangt man auf die Seite des MA-VZ.
- Im Verzeichnis selber ist der Name dieser Person nicht mit der Detailseite verlinkt.
- Die Person hat keine Detailseite.
Lösung:
Die Person ist der Statusgruppe "Technisches-, Verwaltungs-, und Bibliothekspersonal" zugeordnet. Diese Personengruppe soll nach Vorgabe von Abteilung 2 keine eigene Detailseite haben. Manchmal ist es dennoch sinnvoll, so dass in Ausnahmefällen durch das Anlegen eines _boxes Ordners und mindestens eines Inhaltselementes in diesem _boxes Ordner diese Einschränkung aufgehoben werden kann.
Ein Beispiel dafür können wissenschaftliche Publikationen einer Person sein, die mittlerweile als TVP angestellt ist und so auch im MA-VZ angezeigt werden soll.
Wieso habe ich fremde Personen im Verzeichnis?
Problem:
- Es befinden sich fremde Personen in Ihrem Mitarbeitenden-Verzeichnis (MA-VZ)
Lösung:
Wählen Sie Ihr MA-VZ aus, und überprüfen Sie dort den Wert des Feldes "Zeige Einträge unterhalb von:". Der (oder die) dort eingetragenen Pfadangaben beherbergen die fremden Personendaten. Passen Sie daher die Einträge entsprechend an und geben Sie das MA-VZ anschließend frei.
Sollte dies nicht Ihr Problem beheben, kontaktieren Sie die Serviceline.
Wie kann ich Personengruppen beeinflussen?
Frage:
Wie kann ich die Personengruppen beeinflussen?
Antwort:
Gar nicht. Die Personengruppen (manchmal auch Statusgruppen genannt) sind für die Universität zentral festgelegt. Diese können, im Gegensatz zu den Funktionen, nicht pro Webseite beeinflusst werden.
Ansprechpartner für Anregungen und Kritik diesbezüglich ist Abteilung 2.
Wenn Sie aber eine Mischung aus Verantwortlichkeiten und Statusgruppen haben möchten, können Sie auch überlegen, den Funktionsfilter zu nutzen, dessen Werte Sie individuell beeinflussen können.
MitarbeiterInnen-Verzeichnis/-Team kann nicht gespeichert werden (fehlende Leserechte)
Problem
Ein MitarbeiterInnen-Verzeichnis oder -Team kann zwar bearbeitet werden (neue Personen hinzufügen oder Personen sortieren), aber das Verzeichnis kann nicht abgespeichert werden. Stattdessen erscheint folgende Fehlermeldung:
Sie haben kein Leserecht auf die Datei mit der ID 1234567. Die wahrscheinlichste Ursache ist, dass ein anderer Benutzer Ihnen die Rechte entzogen hat. Bitte führen Sie im Content-Navigator 'Aktualisieren' aus.
Lösung
Damit Sie ein MitarbeiterInnen-Verzeichnis abspeichern können, müssen Sie für alle darin eingebundenen Personen (nicht nur die, die Sie hinzufügen möchten!) Leserechte im FIONA Dateibaum haben. Wahrscheinlich sind in dem MitarbeiterInnen-Verzeichnis Personen eingebunden, für die Ihnen die Leserechte fehlen. Sprechen Sie die Chefredaktionen der entsprechenden Webauftritte an, und bitten Sie diese, Ihnen die Leserechte einzuräumen, damit Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzufügen können.