MitarbeiterInnenverzeichnis

• legen Sie einen Ordner mit der Vorlage MitarbeiterInnenverzeichnis an
• legen Sie in diesem Ordner für die einzelnen Mitarbeiter Ordner mit der Vorlage MitarbeiterIn an
• wählen Sie den gewünschten Filter aus

Aus dem Ordner wird automatisch ein MitarbeiterInnenverzeichnis erstellt, das nach bestimmten Kriterien sortierbar ist.

Inhalt:

1. MitarbeiterInnenverzeichnis
1. Aggregation von Mitarbeiterdaten
2. Zugriffsbeschränkungen
2. Filterfunktion
3. MitarbeiterIn

1. MitarbeiterInnenverzeichnis

Ein MitarbeiterInnenverzeichnis könnte z. B. so aussehen:

Über der eigentlichen Auflistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verschiedene Filterkategorien zu finden. Dazu gehören die Buchstabenleiste, die eine Auswahl nach dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens erlaubt, und ein Dropdown Menü, bei dem im dargestellten Fall Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer bestimmten Funktion ausgewählt werden könnne. Zusätzlich kann in eine Listenansicht gewechselt werden, in der weniger Details als in der normalen Ansicht dargestellt werden.

Im Redaktionssystem sieht das ganze so aus:

Zum Anlegen eines Mitarbeiter/innen-Verzeichnis legen Sie einen Ordner mit Hilfe der gleichnamigen Vorlage an. Die Felder entsprechen größtenteils den Standard-Feldern von Dokumenten und Ordnern im WCMS (eine ausführliche Erklärung finden Sie in dem Kapitel Standard-Ordner). Im folgenden sind besondere Felder aufgeführt:

Der Hauptinhalt ist für das MitarbeiterInnenverzeichnis nicht obligatorisch, da die automatisch generierte Mitarbeiterliste durch die Vorlage als Inhalt vorgegeben ist. Sie können aber einen Hauptinhalt definieren, der unterhalb des Titels (sofern Sie diesen anzeigen lassen) und überhalb der Mitarbeiterliste erscheint.

1.1 Die Aggregation von Personaldaten

Das Verzeichnis funktioniert grundsätzlich so, dass es alle Elemente der Vorlage "MitarbeiterIn" unterhalb von sich auflistet.

Mit dem Release 2014.6 wurde die "Nur Kindknoten?"-Funktion entfernt und durch eine variablere Lösung ersetzt. Über den Verlinkungsdialog des Feldes "Zeige Einträge unterhalb von:" kann mindestens ein Knotenpunkt definiert werden, der nach Elementen der Vorlage MitarbeiterIn durchsucht wird. So kann eine Fakultät die ganzen Verzeichnisse der Fachbereiche oder Institute auslesen, auch wenn diese nicht im selben Vhost liegen.  Die Verzeichnisse müssen allerdings in der selben Instanz liegen (z.B. FakMin, Zentrale...). Zum Einrichten benötigen Sie Leserechte für die Verzeichnisse, aus denen Sie die MitarbeiterInnen-Daten aggregieren wollen.

Ab dem Release 2015.3 können Sie nun auch einzelne MitarbeiterInnen-Ordner verlinken, um so einzelne Mitarbeitende Ihrem Verzeichnis hinzuzufügen.

Wenn diese Funktion genutzt wird, werden Objekte der Vorlage "MitarbeiterIn", die unterhalb des Verzeichnisses liegen, nicht mehr aufgelistet. (Das Verzeichnis selber kann aber wiederum verlinkt werden)

Die Besonderheit der Vorlage Mitarbeiter/innen-Verzeichnis liegt folglich in der sortierbaren automatisch generierten Auflistung aller als MitarbeiterInnen angelegten Dateien, die sich in diesem oder verlinkten Ordnern befinden.

1.2 Zugriffsbeschränkungen

Sie haben seit dem Release 2014.6 diverse Möglichkeiten, den Zugriff für Nutzerinnen und Nutzer einzuschränken. 

2. Filterfunktion

Das MitarbeiterInnenverzeichnis bietet mehrere Filterfunktionen an.

Folgende Filter können angezeigt werden:

• Funktion (staff_function)
• Personengruppe (staff_group)
• Einrichtung (institute)
• Personengruppe (staff_group) | Einrichtung (institute)
• Funktion (staff_function) | Einrichtung (institute)
• Einrichtung (institute) | Funktion (staff_function)
• Einrichtung (institute) | Verantwortlichkeit (responsibility)
• Verantwortlichkeit (responsibility)
• Personengruppe (staff_group) | Funktion (staff_function)

Gefiltert wird jeweils: nach den Funktionswerten; nach der Personengruppe; nach Einrichtung; nach Personengruppe und Einrichtung; nach Funktionswerten und Einrichtung; nach Einrichtung und Funktionswerten; nach Einrichtung und Verantwortlichkeit; nach Verantwortlichkeit oder nach Personengruppe und Funktionswerten. Ohne Auswahl von Filtern wird der Index alphabetisch aufgelistet.

2.1 Buchstabenfilter

Sie können die Nachnamen nach Buchstaben filtern. Dazu klicken Sie einfach auf den gewünschten Buchstaben. Der gewählte Buchstabe bleibt rot umrandet. Um den Filter aufzuheben, müssen Sie erneut auf den Buchstaben klicken.

2.2 Funktion

Kurzanleitung:

1. Werte für Funktionen in Seitenvorlage hinterlegen
2. MitarbeiterInnen Funktionen zuweisen
3. Filter in MitarbeiterInnen-Verzeichnis auswählen

Wenn Sie für alle Personen den Wert Funktion vergeben, können Sie einen Filter über die Funktionswerte hinzufügen. Die Personen werden dann auch nach der Funktion gruppiert. Folgende Funktionen sind momentan standardisiert in der Startseite (de / en Ordner) hinterlegt:

• Dekanatsleitung
• Dekanatsbüro
• Sekretariat
• Forschungsdekanat
• Studiendekanat
• Geschäftsführung
• Dekanat für Internationalisierung und Nachwuchförderung
• Referent/innen
• Finanzen
• Personal
• IT
• Weiterbildung
• Bibliothek
• Allgemeine Verwaltung
• FB-Koordination

Sie können über das Feld "Liste der Funktionen" in den Eigenschaften der Startseite die einzelnen Funktionen ändern, löschen oder hinzufügen. Diese Filtereinstellung ist gedacht, um Verwaltungsstrukturen über die Teamdarstellung abzubilden. Um sie zu aktivieren, müssen Sie in dem MitarbeiterInnenverzeichnis (Vorlage MitarbeiterInnenverzeichnis) den Wert des Feldes Filter anzeigen auf "Funktion (staff_function) setzen.

2.2.1 Mehrstufige Filterung

Mit dem Release 2015.1 wird die zweistufige Filterung eingeführt. Sie können somit Untergruppen für die Funktionen (und Einrichtungen) vergeben.

Sie können in obigem Bild die Unterteilung in Klassik, Klassik - Orchester und Klassik - Orchester - Sinfonie sehen. Dabei werden die "Kindelemente" bei Auswahl auch ausgegeben. "Klassik" führt somit auch die Untergruppen Orchester und Orchester-Sinfonie mit auf. Der Wert "Orchester" lässt alle Mitarbeitenden aus, die den "Elternwert" "Klassik" aufweisen. Er listet alle Mitarbeitenden auf, die den Wert "Orchester" und "Sinfonie" aufweisen. 

Die Einrichtung solcher mehrstufigen Filterungen geschieht wie gewohnt in den Seitenvorlagen. Im Feld "Liste der Funktionen" können Sie die Werte wie gewohnt eintragen. Die Untergruppen müssen dabei in derselben Zeile stehen und werden durch einen "\" getrennt: 

2.3 Personengruppe & Einrichtung

Kurzanleitung:

1. Einrichtung in Startseite definieren
2. MitarbeiterInnen den entsprechenden Wert zuweisen
3. Filter in MitarbeiterInnen-Verzeichnis auswählen 

Die Filterfunktion nach Personengruppe & Einrichtung ist analog zu dem Funktionsfilter einzustellen. Dies gilt auch für die mehrstufige Filterung der Einrichtungen.

Die Personengruppen (Statusgruppen) sind ab Release 2015.1 wie folgt zentral festgelegt:

• Professorinnen/Professoren  | Professors
  • aktive Professorinnen/Professoren | Active professors
  • Juniorprofessorinnen/‐professoren| Junior professors
  • §17‐Professorinnen/‐Professoren | §17 professors
  • Emeriti/im Ruhestand | Retired professors / with emeritus status
• Lehrkräfte für besondere Aufgaben | Teaching staff for specific tasks
• Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter | Research associates
• Akademische Rätinnen/Räte | Academic counsels
• Dozentinnen/Dozenten | Teaching staff / instructors
• Privatdozentinnen/‐dozenten und Lehrbeauftragte  | Privatdozenten and contract university teachers
• Gastwissenschaftlerinnen/‐wissenschaftler | Visiting academics
• Lektorinnen/Lektoren | Lecturers
• Tutor/inn/en | Tutors
• Technisches, Verwaltungs- und Bibliothekspersonal | Technical, administrative and library staff
• Stud. Hilfskräfte/Angestellte | Student assistants

In den Eigenschaften der Startseite (de / en Ordner) können die einzelnen Einrichtungen zentral hinterlegt werden. Dies geschieht über das Feld "Einrichtungen". Dort können Sie einfach die gewünschten Einrichtungen pro Zeile definieren. Wichtig ist, dass nur eine Einrichtung pro Zeile steht!

Achten Sie auch auf die korrekte Eingabe der Einrichtungen. Die Einrichtung wird in der Detailseite der Mitarbeiter unter Anschrift ausgegeben! Für eine genaue Ausgabeposition können Sie sich auch das Beispielbild ansehen.

Diese Einrichtungen können Sie wiederum pro Person auswählen, und so den MitarbeiterInnen zuordnen. Dies geschieht über das Feld "Einrichtungen" in der MitarbeiterIn-Vorlage.

Um den Filter anschließend anzeigen zu lassen, müssen Sie in der Vorlage des MitarbeiterInnenverzeichnis für das Feld "Filter anzeigen" den Wert "Personengruppe (staff_group) | Einrichtung (institute)" auswählen.

3. MitarbeiterIn