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Fiona WCMS der Universität Hamburg
WCMS FIONA

Foto: geralt/pixabay

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Mail-Formular

  1. Allgemeines
  2. Anlegen der Vorlage
  3. Verwendung
  4. Felder der Vorlage
  5. Übernahme der Daten aus Shibboleth
  6. Kurzübersicht der Elemente für das E-Mailformular
  7. Datenschutz: Zweck des Formulars
  8. Hinweis zur Nutzung eines Mailformulares mit Verwaltungsseite
    Beispiel für ein Mailformular. Die Datenschutzerklärung wird automatisch angefügt, muss aber händisch um einen Zweck der Datenverarbeitung ergänzt werden.

1. Allgemeines

Die Vorlage Mail-Formular dient zum Erstellen von individuellen E-Mail-Formularen. Die Besonderheit des E-Mailformulares ist, dass es als Boxenelement ausgeführt ist. Dadurch wird eine sehr große Flexibilität erreicht, da das Formular auf nahezu jeder Inhaltsseite dargestellt werden kann.
Unterhalb des Mail-Formular-Ordners können Dokumente wie Überschrift, Textfeld,  Textfeld (mehrzeilig), Auswahlfeld, Datei Upload, Captcha, Mailform Verwaltungsseite und Eintragszähler  angelegt werden.

Betreff ergänzen: Wenn Sie in der Betreffzeile des Mailformulars einen von den Anwendern einzugebenden Wert haben wollen, dann legen Sie ein Dokument der Vorlage "Textfeld" an, und notieren Sie sich dessen ID. Wie Sie die ID herausfinden, ist in der Dokumentation der Detailansicht im aufklappbaren Element "Administration" beschrieben.
Wenn Sie die ID notiert haben, tragen Sie die ID in folgender Schreibweise im Feld "Betreff der E-Mail:" ein: Normaler Betreff #{ID}
Die Wörter Normaler Betreff können dabei von Ihnen gewählt werden. Diese werden immer im Betreff der Mail erscheinen. Zusätzlich wird der Wert der Vorlage übernommen, deren ID sie mit übergeben haben.

2. Anlegen der Vorlage

Um ein Mail-Formular zu erstellen:

3. Verwendung

Die Vorlage Mail-Formular kann nur in Ordnern der Vorlage Ordner für Boxen (Name "_boxes") eingesetzt werden.

4. Felder der Vorlage

Felder
Titel: Wird nicht ausgespielt.
Channels:
E-Mail
Absenderadresse aus Feld beziehen: Dies ist ein Linkdialog, mit dem Sie auf ein Dokument der Vorlage "Textfeld" verweisen können, dass eine E-Mailadresse aufnehmen soll, die durch die das Formular ausfüllende Person eingegeben wird. Es werden nur Dokumente der Vorlage "Textfeld" akzeptiert.
Absender E-Mail Adresse: Wenn Sie mögen, können Sie eine E-Mailadresse vorgeben, die als Absender eingetragen wird. Diese wird auch als reply-to ausgeführt. Sie erhalten also nicht die wirkliche Absenderadresse der absendenden Person!
Betreff der E-Mail: Hier können Sie einen Betreff einstellen, der immer mit versandt wird. Sie können auch (zusätzlich) auf ein Dokument der Vorlage "Textfeld" verweisen, dessen Inhalt in den Betreff mit aufgenommen wird. Dazu benötigen Sie die ID des Textfeldes aus der Detailansicht und schreiben diese mit dem Befehl #{ID} in dieses Feld.
Antwort an den Absender: Geben Sie hier den gewünschten Text ein, der dem Absender in einer automatisch generierten Antwort-Mail zugestellt wird. Es kann auch der Inhalt von ausgefüllten Elementen mitgegeben werden. Lesen Sie dazu die Doku Anwort-Mail.
Antwort an den Formularbetreiber: Geben Sie hier den gewünschten Text ein, der dem Formularbetreiber in einer automatisch generierten Antwort-Mail zugestellt wird. Es kann auch der Inhalt von ausgefüllten Elementen mitgegeben werden. Dabei können Sie vorgehen, wie bei einer Anwort-Mail.
Empfänger E-Mail Adresse: * Dies ist ein Pflichtfeld. Sie müssen hier eine Adresse eingeben. An diese Adresse werden die E-Mails versandt.
Verschiedenes
Position im Menu: Hier können Sie die Position dieses Boxenelementes in Relation zu anderen Boxenelementen beeinflussen. Abstände in 5er-Schritten sind sinnvoll.
Link zu Ergebnisseite: Auf diese Seite wird nach dem Absenden einer Mail verlinkt.
Beschriftung der "Absenden" Schaltfläche: Das hier Eingetragene wird anstelle von "Absenden" als Sende-Knopf ausgespielt.
Datenschutz (vergleiche dazu Punkt 6 - Datenschutz)
Zweck der Datenverarbeitung:

Der Inhalt dieses Feldes wird in den folgenden Text am Ende des Formulares eingefügt:

"Ich bin damit einverstanden, dass meine Daten zu folgendem Zweck bzw. folgenden Zwecken: verarbeitet werden, und akzeptiere die Bestimmungen zum Datenschutz [LINK]. Meine Einwilligung kann ich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen."
Link auf eigene Datenschutzerklärung: Hier können Sie einen Link zu einer eigenen Datenschutzerklärung eintragen. Falls das Feld leer bleibt, führt der Link auf https://www.uni-hamburg.de/datenschutz.html.

5. Anmeldedaten aus Shibboleth übernehmen

Falls Sie die Anmeldung über Shibboleth für eine Seite aktiviert haben, dann können Sie einige Daten des angemeldeten Users in Ihrem Mailformular verwenden. Die Syntax lautet hier: #{Shibboleth_Attribut}.

Momentan gibt es folgende Möglichkeiten:

  • #{cn}: Vollständiger Name des angemeldeten Nutzers, z.B. Alex Tony Müller
  • #{sn}: Nachname, z.B. Müller
  • #{givenName}: Vorname(n), z.B. Alex Tony
  • #{mail}: E-mail-Adresse, z.b.: alex.tony.mueller@uni-hamburg.de
  • #{uid}: Kennung des angemeldeten Nutzers, z.B. bax1234

ACHTUNG: die verfügbaren Attribute sind im Shibboleth für den betreffenden Dienst definiert. Dieser hängt wiederum am Hostnamen, z.B. www.rrz.uni-hamburg.de. Für www.kus.uni-hamburg.de sind das andere. Nicht alle diese Attribute sind im Fiona-Backend verfügbar, weil dort der Hostname ein anderer ist.. Die Vorschau für ein solches Formular kann deshalb anders aussehen als im Live-Teil. Ein kompletter Funktionstest muß deshalb live erfolgen.

6. Kurzübersicht der Elemente für das E-Mailformular

Vorlage Überschrift

Diese Vorlage generiert eine graues Feld, dass als Überschrift für das Formular genutzt werden kann. Das Feld "Feld-Beschriftung" sollte eine, auch für die Nutzerinnen und Nutzer des Formulars, eindeutig zu identifizierende Beschreibung erhalten. Der Wert dieses Feldes wird auch bei Fehlermeldungen ausgegeben, und hilft daher die Fehler zu beheben.

Vorlage Textfeld

Diese Vorlage generiert ein einzeiliges, zweigeteiltes Textfeld.

Vorlage Textfeld (mehrzeilig)

Klassischerweise wird dieses Element dazu genutzt, dass die Nutzerinnen und Nutzer einen Freitext eingeben können, also die Nachricht an sich, so sie nicht über ein standardisiertes Mailformular bereits abgefragt wurde.

Vorlage Auswahlfeld

Diese Vorlage stellt eine (Mehrfach-) Auswahl zur Verfügung, die beliebig konfiguriert werden kann:

Vorlage Datei Upload

Diese Vorlage stellt einen Dialog bereit, über den Dokumente vom Rechner der Anwender mit dem Mailformular übermittelt werden können. Die Dateien werden nach dem Absenden des Formulars auf RRZ Servern gespeichert. In der E-Mail an den Formularbetreiber ist ein Link auf die Datei enthalten.

Vorlage Captcha

Diese Vorlage stellt eine Rechenaufgabe, die gelöst werden muss, damit das Formular abgeschickt werden kann.

Vorlage Mailform Verwaltungsseite

Die Verwaltungsseite ermöglicht es, die über das mailform3-Formular versendeten Werte direkt im Browser einzusehen, als Excel-Sheet abzuspeichern und einzelne oder alle Einträge zu löschen.

Vorlage Eintragszähler

Diese Vorlage zeigt dem Nutzer die aktuelle Anzahl von Anmeldungen, sowie die maximal mögliche Anzahl Anmeldungen. Hiermit kann die Anzahl der Einträge, die mit einem Mailformular abgeschickt werden können, begrenzt werden (z.B. bei einer Veranstaltungsameldung mit begrenzten Kontingenten).

7. Datenschutz: Zweck des Formulars

Die Speicherung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist jeweils nur zulässig,

  • wenn es hierfür eine gesetzliche Grundlage gibt oder
  • wenn der/die Betroffene seine/ihre Einwilligung hierfür erteilt.

Deshalb müssen Sie bitte in das dafür vorgesehene Feld in Fiona einen passenden und eindeutigen Zweck eintragen.

Beispiele von Zwecken:

  • Kontaktaufnahme (per E-Mail, per Telefon, per SMS)
  • Anmeldung zur Veranstaltung XYZ/Veranstaltungsreihe XYZ/zum Workshop XYZ etc.
  • Abonnements des E-Mail-Newsletters XYZ
  • Einrichtung einer Kennung für XYZ
  • ...

Unterhalb jedes Online-Formulars, das über die Vorlage Mailform in Fiona erstellt wird, wird ab sofort automatisch folgender Text der Einwilligung gestellt:

„Ich bin damit einverstanden, dass meine Daten zu folgendem Zweck bzw. folgenden Zwecken verarbeitet werden: […], und akzeptiere die Bestimmungen zum Datenschutz. Meine Einwilligung kann ich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.“
Vgl. dazu EU-DSGVO Art. 5.

Beachten Sie bitte: Falls Sie besondere Arten personenbezogener Daten erheben (Angaben zur Sexualität, Gesundheit oder Religion einer Person), muss dies explizit gemacht und die Zwecke ausführlich dargestellt werden.
Vgl. dazu EU-DSGVO Art. 9.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Zusätzlich zur Einverständniserklärung muss für jede Datenerhebung ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (gemäß Artikel 30 Abs. 1 DSGVO) erstellt werden (ehemals Datenschutz-Verfahrensbeschreibung).
Hierzu beachten Sie bitte folgende Informationen des Datenschutzbeauftragten der Universität Hamburg:
https://www.hh-datenschutz.de/datenschutz/eu-dsgvo.html

8. Hinweis zur Nutzung eines Mailformulars mit Verwaltungsseite

Wenn Sie eine Verwaltungsseite nutzen, sollten Sie, bevor Sie dem Mailformular weitere Felder hinzufügen, die bestehende Liste löschen, da es ansonsten zu Verschiebungen der Inhalte kommt. Die Zusammenführung von Altbestand und neuen Daten lässt sich in Excel komfortabel gestalten.