Mail-Formular

Beispiel

So sieht ein Mail-Formular aus:

Erstellen eines Mail-Formulars

Um Ein Mail-Formular zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie über das Menü Datei → Neuer Ordner... oder das Icon in der Menüleiste einen neuen Ordner der Vorlage Ordner für Boxen (Name "_boxes") oder wechseln Sie in einen Ordner dieser Vorlage, falls schon vorhanden.
2. Erstellen Sie nun in dem Ordner für Boxen (Name "_boxes") einen Ordner der Vorlage Mail-Formular.
3. Sie können das Formular nun mit Inhalten füllen und es einrichten.

Mail-Formular-Elemente

Mithilfe folgender Vorlagen können Sie ihr Mailformular mit Elementen füllen, durch die von den Nutzer*innen diverse Daten in unterschiedlicher Form abgefragt werden können:

Überschrift

Eine Überschrift (z.B. um ein längeres Formular in mehrere Abschnitte zu unterteilen).

Textfeld

Ein einzeiliges Textfeld.

Textfeld (mehrzeilig)

Ein mehrzeiliges Textfeld ( z.B. für einen Freitext).

Auswahlfeld

Ein Dropdown-Menü oder eine Checkliste zur Auswahl einer oder mehrerer Optionen.

Datumsauswahl

Ein Feld zur Auswahl bzw. Eingabe eines Datums.

Datei Upload

Ein Button, der einen Dialog zum Hochladen von Dateien öffnet, welche dann beim Abschicken des Formulars auf einen RRZ-Server gespeichert werden. Formularbetreiber*innen können dann per Link auf die Dateien zugreifen.

Captcha

eine Rechenaufgabe, die gelöst werden muss, bevor das Formular abgeschickt werden kann. Verhindert Spam.

Eintragszähler

Eine Anzeige, wie viele Male ein Formular noch genutzt werden kann (z.B. zur Begrenzung von Anmeldungen).

Mailform Verwaltungsseite

Eine Seite, auf der alle bisherigen Einträge eines Formulars oder mehrerer Formulare aufgelistet werden.

Eigenschaften der Vorlage

Pflichtangaben sind mit * gekennzeichnet.

Die Eigenschaften dieser Vorlage sind in Gruppen unterteilt. Hier sind nur diejenigen Eigenschaften aufgelistet, deren Wert veränderbar ist. Manche Eigenschaften haben Standardwerte, welche hier neben dem Eigenschaftstitel notiert sind.

Dateiinfos

Name: * ‹ . . . ›

Der Name dieser Box in FIONA. Er taucht in ihrer URL auf. Nicht zu verwecheln mit dem Titel.

Vorlage: * Mail-Formular

Die Vorlage dieses Objekts, in diesem Fall Mail-Formular.

Wiedervorlage: ‹ . . . ›

Felder

Titel: ‹ . . . ›

Der Titel dieser Box. Er wird bei dieser Vorlage nicht angezeigt und muss daher nicht benannt werden.

Gültig ab: ‹ . . . ›

Gibt an, ab wann dieses Objekt gültig ist. Standardwert ist sein Erstellungsdatum. Ungültige Objekte werden weder auf freigegebenen Seiten noch in der Vorschau angezeigt.

Gültig bis: ‹ . . . ›

Gibt an, bis wann dieses Objekt gültig ist. Wenn Sie ein Objekt in FIONA deaktiviert haben, können Sie es wieder aktivieren, indem Sie den Wert dieser Eigenschaft löschen. Ungültige Objekte werden weder auf freigegebenen Seiten noch in der Vorschau angezeigt.

Dateiendung: html

Die Dateiendung des Hauptinhalts dieses Objekts. Eine Änderung der Dateiendung hat keine Auswirkungen auf die Darstellung von Objekten ohne Hauptinhalt (Hauptinhaltslayout: empty_body).

E-Mail an Formularbetreiber:in

Betreiber*innen von Mail-Formularen können sich per E-Mail automatisch über neue Einträge in den von ihnen verwalteten Mail-Formularen benachrichtigen lassen:

Betreff der E-Mail: ‹ . . . ›

Der Betreff der Benachrichtigung über einen neuen Formulareintrag. Sie können auch Eingaben aus dem Mail-Formular als Betreff übernehmen.

Text an Formularbetreiber:in: ‹ . . . ›

Der Inhalt der Benachrichtigung über einen neuen Formulareintrag. Sie können auch Eingaben aus dem Mail-Formular als Inhalt übernehmen.

E-Mail-Adresse Empfänger:in: * ‹ . . . ›

Die E-Mail-Adresse, an die Benachrichtigungen über neue Formulareinträge versendet werden.

Diese Adresse wird auch in der Datenschutz-Einverständniserklärung am Ende des Mail-Formulars als Kontakt-Adresse der Datenverarbeitenden Organisationseinheit verwendet.

Aus Datenschutzgründen muss sichergestellt sein, dass Nutzer*innen stets die verantwortlichen Personen erreichen, um ihr Einverständnis zur Verarbeitung ihrer Daten zu widerrufen! Tragen Sie daher wenn möglich Gruppenpostfächer als Mailadresse des Empfängers ein.

E-Mail-Adresse Absender:in: ‹ . . . ›

Hier können Sie eine E-Mail-Adresse eintragen, an die nach dem Absenden des Mail-Formulars eine automatische Antwort für Nutzer*innen des Mail-Formulars verschickt wird.

Wenn Sie tatsächlich automatisch Antwort-Mails an Nutzer*innen verschicken lassen wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und sollten stattdessen deren E-Mail-Adresse aus einem Feld des Mail-Formulars beziehen, indem sie dieses verlinken.

Mail an Formularbetreiber senden?: yes

Wählen sie einen der folgenden Werte:

yes

Zu jeden Formular-Eintrag wird eine Benachrichtigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse verschickt. Zusätzlich werden die Einträge auf der Verwaltungsseite gespeichert, falls vorhanden.

no

Die Einträge werden ausschließlich auf der Verwaltungsseite gespeichert, falls vorhanden.

E-Mail an Nutzer:in

Absenderadresse aus Feld beziehen: ‹ . . . ›

Wenn ihr Mailformular ein Element der Vorlage Textfeld enthält, welches die Nutzer*innen zur Eingabe einer E-Mail-Adresse auffordert, können Sie dieses hier auswählen, um daraus die Antwort-Adresse für die automatische Antwort an die Nutzer*innen beziehen.

Das erwähnte Textfeld muss entweder eine für E-Mail-Adressen geeignete Validierung besitzen oder schreibgeschützt und mit einer gültigen E-Mail-Adresse oder dem Shibboleth-Attribut #{mail} vorbelegt sein.

Nach dem Absenden des Formulars wird dann automatisch eine Antwort-Mail an jene E-Mail-Adresse verschickt, vorausgesetzt es ist eine Standard-Antwort oder eine spezifische Antwort für dieses Mail-Formular eingestellt.

Antwort an Absender:in: ‹ . . . ›

Wählen Sie hier aus, ob und in welcher Form Formularnutzer*innen nach Abschicken des Formulars automatisch eine Antwortmail bekommen sollen:

Keine

Nutzer*innen erhalten keine automatische Antwort-Mail.

Standard

Nutzer*innen erhalten eine von drei Standard-Antworten.

Spezifisch

Nutzer*innen erhalten eine spezifische Antwort.

Standard-Antwort: ‹ . . . ›

Wählen Sie hier die gewünschte Standard-Antwort an die Nutzer*innen aus:

Anfrage

Ihre Anfrage
Vielen Dank für Ihre Anfrage! Wir melden uns schnellstmöglich zurück. Ihr Team der Universität Hamburg Impressum: https://www.uni-hamburg.de/impressum.html

Anmeldung

Ihre Anmeldung
Vielen Dank für Ihre Anmeldung! Ihr Team der Universität Hamburg Impressum: https://www.uni-hamburg.de/impressum.html

Bestellung

Ihre Bestellung
Vielen Dank für Ihre Bestellung! Wir melden uns schnellstmöglich zurück. Ihr Team der Universität Hamburg Impressum: https://www.uni-hamburg.de/impressum.html

Die gewählte Option wird nur dann als automatische Antwort-Mail an die Nutzer*innen des Mail-Formulars verschickt, wenn eine Standard-Antwort für dieses Mail-Formular eingestellt ist und eine valide E-Mail-Adresse der Absender*in vorliegt.

Spezifische Antwort: ‹ . . . ›

Inhalt der automatisch verschickten Antwort-Mail an die Nutzer*innen, sofern Spezifisch als Antwort an Absender*innen eingestellt ist, eine valide E-Mail-Adresse der Absender*in vorliegt und die Nutzer*in dem Erhalt einer automatischen Antwort zugestimmt hat.

Sie können auch Eingaben aus dem Mail-Formular in die Antwort integrieren.

Der Betreff einer spezifischen Antwort gleicht dem der E-Mail an die Formularbetreiber*innen.

Verschiedenes

Position im Menu: 10

Steuert die relative Position von Seiten im Menü und von Boxen auf Seiten. Je niedriger der Wert, desto weiter oben erscheint eine Seite im Menü und eine Box auf einer Seite. Boxen können nicht über dem Hauptinhalt einer Seite platziert werden.

Link zu Ergebnisseite: ‹ . . . ›

Wenn sie Keine oder Standard als Antwort an Absender*innen ausgewählt haben, werden Nutzer*innen nach dem Absenden des Formulars auf die hier angegebene Seite weitergeleitet.

Beschriftung der "Absenden" Schaltfläche: ‹ . . . ›

Falls hier ein Wert angegeben wird, ersetzt dieser den Wortlaut des "Absenden"-Buttons.

Datenschutz

Am Ende des Mail-Formulars müssen die Nutzer*innen ihr Einverständnis zur Verarbeitung ihrer eingegebenen Daten geben, bevor Sie das Formular absenden können. Der Wortlaut dieser Einverständniserklärung lautet wie folgt:

Ich bin damit einverstanden, dass die Universität Hamburg, hier: Datenschutzverarbeitende Organisationseinheit, meine Daten Löschfrist in Einverständniserklärung zu folgendem Zweck bzw. folgenden Zwecken: Zweck der Datenverarbeitung in FIONA verarbeitet. Meine Einwilligung kann ich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber Datenschutzverarbeitende Organisationseinheit widerrufen. Die bisherige Verarbeitung bleibt von einem Widerruf unberührt.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Datenverarbeitung.

Zweck der Datenverarbeitung: * ‹ . . . ›

Eine stichworthafte Beschreibung der Zwecke, zu denen die von den Nutzer*innen angegebenen Daten verarbeitet werden (z.B. "Krankmeldung"). Diese wird dann in der Datenschutz-Einverständniserklärung am Ende des Mail-Formulars erwähnt.

Link auf eigene Datenschutzerklärung: ‹ . . . ›

Hier können Sie einen Link zu einer eigenen Datenschutzerklärung eintragen, welche dann in der Datenschutz-Einverständniserklärung am Einde des Mail-Formulars unter dem Wortlaut "weitere Informationen zur Datenverarbeitung" erwähnt wird. Bleibt dieses Feld leer, wird automatisch die Datenschutzerklärung der Universität Hamburg verlinkt.

Datenverarbeitende Org-Einheit: * ‹ . . . ›

Die Bezeichnung der Organisationseinheit, welche die von den Nutzer*innen angegebenen Daten verarbeitet (z.B. "FIONA-Team").

Diese wird in der Datenschutz-Einverständniserklärung am Ende des Mail-Formulars erwähnt. Dort wird dann auch die E-Mail-Adresse der Formularbetreiber*innen verlinkt, unter der die verantwortlichen Personen bzw. Organisationseinheiten zu erreichen sind.

Automatische Datenlöschung in Fiona (in Tagen): * ‹ . . . ›

Hier definieren Sie, nach wie vielen Tagen alle Daten eines Formulareintrags aus der Verwaltungsseite gelöscht werden. Falls mit dem Formular Dateien hochegladen wurden, werden diese Ebenfalls nach Ablauf dieser Frist gelöscht.

Sieben Tage vor Ablauf der Frist erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Daten in Kürze gelöscht werden.

Wenn Sie E-Mails an Formularbetreiber*innen aktiviert haben, bleiben diese E-Mails auch nach der hier eingestellten Frist erhalten. Lediglich die in deiesen Mails enthaltenen Links zu eventuell über das Mail-Formular hochgeladenen Dateien funtkionieren dann nicht mehr.

Löschfrist in Einverständniserklärung: * ‹ . . . ›

Der Wert dieser Eigenschaft wird in der Datenschutz-Einverständniserklärung am Ende eines Mail-Formulars als Löschfrist erwähnt und legt fest, wann sämtliche Daten eines Formulareintrags gelöscht werden müssen:

bis auf Widerruf

Die Daten müssen gelöscht werden, wenn die betroffene Nutzer*in ihre Einverständniserklärung schriftlich widerruft.

Diese Option darf nur bei Mail-Formularen zur Newsletter-Anmeldungen genutzt werden!

Wortlaut in der Einverständniserklärung:

"bis auf Widerruf"

solange beschaeftigt

Die Daten müssen gelöscht werden, wenn das Beschäftigungsverhältnis der betroffenen Nutzer*in an der Universität Hamburg endet.

Diese Option darf nur nach vorheriger Klärung mit der Stabsstelle Recht genutzt werden!

Wortlaut in der Einverständniserklärung:

"für die Dauer meines Beschäftigungsverhältnisses"

exakt

Die Daten müssen bei Ablauf einer festgelegten Zeitspanne gelöscht werden.

Sie beginnt mit dem Absenden eines Formulareintrags und endet nach einer in der Eigenschaft Einverständniserklärung: Löschfrist in Tagen spezifizierten Anzahl von Tagen.

Wortlaut in der Einverständniserklärung:

"für die Dauer von Zeitspanne Tagen"

Die ausgewählte Option wird dann in der Datenschutz-Einverständniserklärung am Ende des Formulars erwähnt.

Die hier angegebene Löschfrist betrifft alle Daten, die im Zusammenhang mit einem Formulareintrag erstellt, übermittelt oder sonst in irgendeiner Weise weitergeleitet oder verarbeitet wurden, also nicht nur die Daten auf der Verwaltungsseite.

Diese Löschung muss, im Gegensatz zur automatischen Datenlöschung in FIONA, ggf. manuell vorgenommen werden! Davon sind Insbesondere die E-Mails an Formularbetreiber*innen betroffen.

Einverständniserklärung: Löschfrist in Tagen: ‹ . . . ›

Dauer der in der Einverständniserklärung erwähnten Löschfrist in Tagen, falls die Frist als exakt festgelegt ist.

Autoreply-Inhalte (nicht: Forminhalte): * ‹ . . . ›

Hier müssen die Inhalte der spezifischen Antwort aufgelistet werden, die über die Inhalte ihres eigenen Formulareintrags hinausgehen (je ein Aspekt pro Zeile).

Wenn Nutzer*innen mit der spezifischen Antwort also beispielsweise eine Bestätigung ihres Formulareintrags, eine Bescheinigung, einen Link zu einem Dokument oder einer Seite oder auch nur ein bloßes Anschreiben erhalten, müssen diese Aspekte hier aufgeführt werden.

Inhalte, die schon im Mail-Formular abgefragt wurden (z.B. Name oder E-Mail-Adresse) und die die Nutzer*innen mit der an die Antwort angehängten Kopie ihres Formulareintrags erhalten, müssen hier nicht gesondert aufgeführt werden, da der Punkt "Kopie meiner Anfrage" automatisch als erstes aufgelistet wird.

Die hier angegebenen Informationen werden dann im Mail-Formular vor der Datenschutz-Einverständniserklärung aufgelistet und die Nutzer*innen müssen dem Erhalt jener Informationen zustimmen, um eine automatische Antwort zu erhalten.

Falls Keine oder Standard als Antwort an Absender*innen Mail-Formular gewählt wurde, erscheint die Liste mit den Auto-Reply-Inhalten nicht im Mail-Formular und sie können hier "nichts" eintragen.

Eingaben aus Formularfeldern übernehmen

Einige Eigenschaften der Vorlage Mail-Formular, wie z.B. die spezifische Antwort oder der Betreff und Text von E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Formulareinträgen, können Eingaben aus bestimmten Feldern des Mail-Formulars als Wert übernehmen. Dazu müssen Sie lediglich die ID des entsprechenden Formular-Elements als Wert der Eigenschaft eintragen:

#{ID}

Enthält ihr Mail-Formualr beispielsweise ein Auswahlfeld, in dem die Nutzer*innen aufgefordert werden, ein Anliegen auszuwählen, können Sie das ausgewählte Anliegen als Betreff der E-Mail-Benachrichtigung zu einem neuen Formulareintrag setzen, indem Sie die ID des Auswahlfeldes (z.B. 1234567) als Wert der Eigenschaft Betreff der E-Mail eintragen:

#{1234567}

Sie können Eingaben aus Formular-Feldern auch in einen Text integrieren, z.B. bei einer spezifischen Antwort:

Vielen Dank für Ihre Anfrage zum Thema #{1234567}!

Anmeldedaten aus Shibboleth übernehmen

Wenn Sie für die Seite, auf der sich Ihr Mail-Formular befindet, einen Shibboleth-Zugriffschutz eingerichtet haben, können Siemithilfe von sogenannten Shibboleth-Attributen Anmeldedaten von Nutzer*innen als Werte der Eigenschaften Betreff der E-Mail, Text an die Formularbetreiber*innen und Spezifische Antwort übernehmen.

Folgende Shibboleth-Attribute stehen zur Verfügung:

#{cn}

Vollständiger Name des angemeldeten Nutzers (z.B. Alex Tony Müller)

#{sn}

Nachname (z.B. Müller)

#{givenName}

Vorname(n) (z.B. Alex Tony)

#{mail}

E-mail-Adresse (z.B. alex.tony.mueller@uni-hamburg.de)

#{uid}

Kennung des angemeldeten Nutzers (z.B. bax1234)

Sie können Shibboleth-Attribute außerdem nutzen, um Formularfelder vorzubelegen. Nähere Infos dazu erhalten Sie in den Dokumentationen der Vorlagen für die Mail-Formular-Elemente.

Bitte beachten Sie, dass sich die Verfügbarkeit einzelner Shibboleth-Attribute bei unterschiedlichen Hostnamen unterscheidet. Es kann z.B. ein, dass auf den Seiten des KUS-Portals (Hostname: www.kus.uni-hamburg.de) einige Attribute nicht funktionieren, auf den Seiten des Rechenzentrums (Hostname: www.rrz.uni-hamburg.de) allerdings schon. Das bedeutet auch, dass eventuell nicht alle Shibboleth-Attribute in der FIONA-Vorschau funktionieren. Der Funktionstest muss dann auf der freigegebenen Seite erfolgen.