Workflow & Aufgaben

Aufgaben anzeigen

Zu Ihrer Aufgabenliste gelangen Sie mit dem Menübefehl Workflow » Aufgaben. Sie sehen eine Liste von Dateien, die Ihnen zugeordnet sind:

Nach dem Öffnen der Aufgabenliste werden immer Ihre persönlichen Aufgaben angezeigt. Sie können mit Hilfe des Aufklappmenüs zusätzlich die Aufgaben einblenden, die den Gruppen zugeordnet sind, deren Mitglied Sie sind.

In der Liste werden der Aufgabentyp (Bearbeiten oder Abzeichnen), der Pfad der Datei, der Titel der Version sowie der Dateikommentar aufgeführt. Diese Informationen können Sie verwenden, um die Wichtigkeit der Aufgabe zu beurteilen.

Klicken Sie auf eine Datei in der Liste, um diese im Redaktionssystem auszuwählen. Bearbeiten Sie sie dort oder führen Sie den erforderlichen Workflowschritt durch. Das Aufgabenfenster bleibt währenddessen geöffnet, so dass Sie dahin zurückkehren können, nachdem die Aufgabe erledigt wurde. Klicken Sie auf Aktualisieren, damit die erledigten Aufgaben aus der Liste entfernt werden und zwischenzeitlich hinzugekommene Aufgaben darin erscheinen.

Bearbeitung abschließen

Diese Dialogseite kann mit dem Menübefehl Workflow » Bearbeitung abschließen aufgerufen werden. Sie zeigt eine Liste der Dateien an, mit denen Sie einen der Workflowschritte Weiterleiten, Einreichen, Abzeichnen oder Freigeben durchführen können:

Sie können die Liste nach den Kriterien sortieren, die in der Kopfzeile aufgeführt sind. Klicken Sie dazu auf das jeweilige Kriterium. Das Kriterium, nach dem die Liste sortiert ist, sowie die Sortierrichtung sind durch einen kleinen Pfeil gekennzeichnet.

Für jede Datei wird der jeweils nächste im Workflow vorgesehene Schritt angeboten. Markieren Sie die Auswahlkästchen vor den Namen der Dateien, mit denen Sie den jeweils angebotenen Workflowschritt ausführen möchten. Sie können zusätzlich den Abschluss der Bearbeitung kommentieren. Dieser Kommentar erscheint anschließend in der Aufgabenliste des Nächsten, der für diese Datei zuständig ist, sowie in deren Protokoll. Bestätigen Sie abschließend mit OK.

Mit dem Workflow "Übersetzen" können Sie das ausgewählte Objekt dem ÜbersetzerInnen-Team zum Übersetzen schicken. Dabei wird eine Mail an das Ticketsystem versandt. Das Team erhält dann die angegebenen Informationen und kann so tätig werden. 

Ablauf

1. Kopieren Sie die entsprechenden Objekte an den entsprechenden Ort im englischsprachigen Ordner
2. Passen Sie die Links am
3. Wählen Sie dann das kopierte Objekt an, und klicken dann unter dem Menüpunkt "Workflow" auf "Übersetzen".

1. Kopieren der Objekte

1.1 Gesamten Webauftritt übersetzen lassen

Wenn der gesamte Webauftritt übersetzt werden soll, dann müssen Sie den gesamten "de" Ordner kopieren. Dies können Sie über das Skript "Teilbaum kopieren" erledigen. Beachten Sie dabei auch, dass die Links noch angepasst werden müssen! Diese zeigen nach dem Kopiervorgang noch immer auf die alten Objekte. Dies gilt auch für die Bilder, deren Alt-Text derselbe ist und somit in der deutsch-, als auch der englischsprachigen Version ausgespielt wird. 

1.2 Einzelne Seiten übersetzen lassen

Wenn Sie nur einzelne Seiten übersetzen lassen wollen, dann können Sie diese manuell kopieren (Symbol:  ); bei einem Ordner mit Kindobjekten können Sie auch das Skript "Teilbaum kopieren" nutzen. Auch hier müssen Sie die Links noch anpassen, da diese noch auf die alten Objekte zeigen (in der deutschsprachigen Version Ihrer Seite). Auch dies gilt für Bilder und deren Alt-Text.

2. Workflow Übersetzen nutzen

Wenn Sie nun die deutschsprachige Seite kopiert und deren Links angepasst haben, ist die Seite bereit für die Übersetzung. Dazu wählen Sie zunächst das zu übersetzende Objekt an. Dann können Sie im Menüpunkt "Workflow" den Unterpunkt "Übersetzen" anklicken:

Bei diesem Screenshot sehen Sie, dass der Unterpunkt "Uebersetzen" angewählt ist. Dabei wird die Anfrage für den Ordner "service" versandt. Wenn Sie nun auf den Unterpunkt "Uebersetzen" klicken, erscheint folgendes Fenster:

Dort geben sie nun ihre Kontaktdaten und weitere Informationen zu der Seite, die Sie übersetzen lassen möchten, an und klicken zum Absenden ihrer Anfrage auf "Weiter". Sie werden dann per E-Mail vom Übersetzungsbüro der Universität kontaktiert, sobald ihre Anfrage bearbeitet wurde.

Wiedervorlage

Die Wiedervorlagenfunktion soll es ermöglichen, zu einem individuell pro Objekt festgelegtem Zeitpunkt eine Erinnerungsmail mit dem Betreff "[CMS Fiona] Wiedervorlage" zu erhalten. Die Benachrichtungsmail über eingestellte, fällige Wiedervorlagen wird werktags gegen 04.30 Uhr ausgelöst. 

In der Mail ist folgendes enthalten: 

Wiedervorlage
=============

Datei: /fiona/de/erste-schritte/7-workflow/uebersicht-workflows1
URL: https://wcms-zentrale.rrz.uni-hamburg.de/zentrale/NPS/p/b_1ec/pb*/fiona/de/erste-schritte/7-workflow/uebersicht-workflows1*
Empfänger: bxy1234
Termin: 04.08.2020 00:00
Kommentar: erinnerungsmail zu workfows

Dabei wird der Empfänger, der Termin und der Kommentar von Ihnen im Menüpunkt "Wiedervorlage einrichten" festgelegt.

Wiedervorlagen...

Dieser Menübefehl öffnet eine Übersicht Ihrer aktuell anstehenden Wiedervorlagen.

Wiedervorlage einrichten...

Dieser Menübefehl öffnet einen Dialog zum Anlegen eines Wiedervorlagetermins für die ausgewählte(n) Datei(en). Existieren bereits für dieses Objekt Wiedervorlagetermine, werden diese ersetzt.

Unter "Empfänger" gibt man seine Benutzerkennung in Kleinbuchstaben ein und klickt anschließend auf das Lupensymbol rechts vom Eingabefeld, damit wird der Empfänger der Erinnerungsmail gespeichert. 

Anschließend wählt man einen Termin aus den vorhandenen Optionen oder man gibt einen selbst definierten Termin unter der Option "Ab folgendem Datum" wie im Bild ein:

Wiedervorlage löschen...

Dieser Menübefehl löscht nach Rückfrage die Wiedervorlagetermine für die ausgewählte(n) Datei(en).