Workflows

Dieser Workflow öffnet ein Dialogfenster, in dem offene Aufgaben für Sie (Option "Meine Aufgaben" im Dropdown-Menü über der Aufgaben-Liste) und für die Gruppen, denen Sie angehören ("Alle Aufgaben"), aufgelistet werden. I. d. R. handelt es sich um Aufgaben des Typs "Bearbeiten".

Wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, öffnet sich der Pfad der Datei, mit der die Aufgabe verknüpft ist. Das Dialog-Fenster bleibt dabei geöffnet. Sobald Sie die Aufgabe erledigt haben und im Aufgaben-Dialog auf den Button "Aktualisieren" unter der Aufgaben-Liste klicken, verschwindet die erledigte Aufgabe aus der Liste.

Um z. B. eine Aufgabe des Typs "Bearbeiten" zu erledigen, klicken Sie auf die Aufgabe in der Liste, und schließen Sie die Bearbeitung der betroffenen Datei ab.

Mit diesem Workflow können SIe Aufgaben des Typs "Bearbeiten" erledigen.

Bevor Sie die Bearbeitung einer oder mehrerer Dateien formal abschließen, sollten Sie zunächst tatsächliche Änderungen an den Dateien selbst vornehmen. Anschließend starten Sie den Workflow Bearbeitung abschließen, wählen die Einträge der betroffenen Dateien aus der Liste aus und klicken dann unten rechts auf "Weiter". Nun können Sie noch einen optionalen Kommentar hinterlassen, der Ihre Änderungen an den ausgewählten Dateien erläutert. Nach einem Klick auf "Ok" ist die Bearbeitung abgeschlossen und die entsprechenden Aufgaben verschwinden aus Ihrer Aufgaben-Liste, sobald Sie diese aktualisieren.

Mit diesem Workflow veröffentlichen Sie die jeweils aktuelle Version der ausgewählten Dateien, sodass Sie auf der Universitäts-Webseite erreichbar sind.

Änderungen an einer Datei werden erst nach der Freigabe öffentlich sichtbar.

Für jede Freigabe können Sie einen Kommentar hinterlassen, welcher dann im Änderungs-Protokoll der jeweiligen Datei einsehbar ist.

Sie können auch den Workflow Bearbeitung abschließen oder Teilbaum freigeben nutzen, um Dateien freizugeben.

Mit diesem Workflow können Sie ausgewählte Dateien, die Ihnen zur Bearbeitung gegeben wurden, ablehnen.

Wenn Sie eine Datei ablehnen, können Sie diese Datei erst wieder freigeben oder zurückziehen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Sie haben die Datei bearbeitet.
• Sie haben die Datei übernommen.
• Ihnen wurde die Datei erneut gegeben.

Beim Ablehnen können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann im Änderungs-Protokoll jeder abgelehnten Datei einsehbar ist.

Dieser Workflow stellt jeweils die freigegebene Version ausgewählter Dateien wieder her und macht alle seitdem vorgenommenen Änderungen rückgängig. Existiert keine freigegebene Version, wird die Datei deaktiviert. und vollständig geleert. Sie kann dann nur wieder aktiviert werden, indem eine archivierte Version aus der Versions-Historie wiederhergestellt wird. Verwenden Sie diesen Workflow also nur, wenn bereits mindestens eine archivierte oder freigegebene Version der ausgewählten Datei existiert!

Beim Verwerfen könne Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann im Änderungs-Protokoll der verworfenen Dateien einsehbar ist.

Mit diesem Workflow können Sie die Veröffentlichung ausgewählter, zuvor freigegebener Dateien rückgängig machen. Sie sind dann nur noch in Fiona zugänglich, nicht mehr auf der Universitäts-Webseite.

Beim Zurückziehen können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann im Änderungs-Protokoll der zurückgezogenen Dateien einsehbar ist.

Folgende Workflows werden auf die ausgewählte Datei und alle untergeordneten Dateien angewandt:

Teilbaum freigeben

Gibt eine Datei und alle untergeordneten Dateien frei. Sie können auswählen, ob die Freigabe bei Fehlern angehalten werden soll (yes), oder ob fehlerhafte Dateien übersprungen werden sollen (no).

Teilbaum zurückziehen

Zieht eine Datei und alle untergeordneten Dateien zurück. Sie können auswählen, ob der Vorgang bei Fehlern angehalten werden soll (yes), oder ob Fehler ignoriert werden sollen (no).

Teilbaum löschen

Löscht eine Datei und alle untergeordneten Dateien. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Schlägt fehl, wenn eine der betroffenen Dateien ein Linkziel ist.

Teilbaum kopieren

Kopiert eine Datei und alle untergeordneten Dateien an einen neuen Ort.

Sie können auswählöen, ob die Berechtigungen der Originale für die Kopien übernommen werden sollen, oder nicht. In letzterem Fall werden die Berectigungen des Zielorts für die Kopien übernommen.

Das Kopieren schlägt fehl, wenn die Vorlagen der kopierten Dateien am Zielort nicht erlaubt sind.

Mit diesem Workflow können Sie ausgewählte Dateien zur weiteren Bearbeitung übernehmen. Dabei können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann im Änderungs-Protokoll der übernommennen Dateien einsehbar ist.

Andere Redakteur*innen können die übernommenen Dateien anschließend ggf. nicht mehr bearbeiten bzw. werden vorher darauf hingewiesen, dass Sie z. Zt. als Bearbeiter*in dieser Dateien eingetragen sind.

Mit diesem Workflow können Sie ausgewählte Dateien zur Bearbeitung an eine*n andere*n Redakteur*in bzw. an eine Redaktions-Gruppe geben. Hierzu geben Sie als Gruppe oder Benutzer einen gültigen Gruppen-Namen bzw. eine gültige B-Kennung an. Zusätzlich können Sie einen erläuternden Kommentar hinterlassen, der dann im Änderungs-Protokoll jeder ausgewählten Datei einsehbar ist.

Die übergebenen Dateien können anschließend nur noch von der Person bzw. Gruppe bearbeitet werden, an die sie gegeben wurden, bis Sie von einer anderen Person übernommen bzw. an eine*n anderen Redakteur*in bzw. eine ander Gruppe gegeben werden.

Dieser Workflow erstellt einen neue Version der ausgewählten Datei aus der aktuellen Version. SIe können dann daran Ändeungen vornehmen und diese später ggf. wieder rückgängig machen, indem Sie eine frühere Datei-Version wiederherstellen.

Bei der Nutzung dieses Workflows können Sie einen Kommentar hinterlassen, der dann im Änderungs-Protokoll der Datei einsehbar ist.

Mit diesem Workflow können Sie Ihre Wiedervorlagen einsehen, durchsuchen, löschen und bearbeiten.

Wiedervorlagen sind mit einer Fiona-Datei verknüpfte Erinnerungen an eine*n oder mehrere Empfänger*innen (B-Kennungen). Diese werden dann täglich per E-Mail an die Berabeitung der vorgelegten Datei erinnert.

Mit diesem Workflow können Sie eine neue Wiedervorlage (Berabeitungs-Erinnerung) für ausgewählte Dateien einrichten.

Sie müssen dazu mindestens eine gültige B-Kennung eingeben, sowie einen Termin festlegen, ab dem die täglichen Erinnerungen zur Bearbeitung der ausgewählten Dateien an die mit den eingegebenen B-Kennungen verknüpften E-Mail-Adressen verschickt werden sollen.

Außerdem können SIe noch einen Kommentar hinterlassen, der dann für die Adressat*innen in der Wiedervorlage einsehbar ist.

Mir diesem Workflow können Sie alle Ihre Wiedervorlagen, die mit den ausgewählten Dateien verknüpft sind, löschen, falls solche vorhanden sind.