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Fiona WCMS der Universität Hamburg
WCMS FIONA

Foto: geralt/pixabay

Mail-Formular

Mithilfe der Vorlage Mail-Formular können Sie auf Ihren Seiten E-Mail-Formulare für verschiedenste Zwecke einbinden, beispielsweise zur Kontaktaufnahme, zur Anmeldung zu Veranstaltungen, zum Abonnement von Newslettern, zur Bestellung bzw. Entleihe von Ausrüstung oder zur Beantragung von Dokumenten.

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Inhalt

    Beispiel

    Felder mit einem * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

    Überschrift

    0 Zeichen
    Datenschutz

    Datenschutz

    Bitte beachten Sie folgende Hinweise und Vorgaben zu  Datenschutz, wenn Sie diese Vorlage nutzen möchten:

    E-Mail-Postfach

    Sie müssen sicherstellen, dass Nutzer*innen stets die für das Mail-Formular verantwortliche Stelle erreichen, um ihr Einverständnis zur Verarbeitung ihrer Daten zu widerrufen! Für die Eigenschaft E-Mail-Adresse Empfänger:in verwenden Sie daher wenn möglich die E-Mail-Adresse eines Gruppenpostfachs ihrer Organisationseinheit anstelle ihrer persönlichen E-Mail-Adresse, also z.B. fachbereich.xy@uni-hamburg.de statt bettina.beispiel@uni-hamburg.de.

    DSGVO-Vorgaben

    Die Datenschutz-Eigenschaften Ihres Mail-Formulars müssen den Richtlinien der europäischen Datenschutzgrundverordnung genügen:

    Die Speicherung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist jeweils nur zulässig,

    • wenn es hierfür eine gesetzliche Grundlage gibt oder
    • wenn die Betroffenen ihre Einwilligung hierfür erteilen.

    Personenbezogene Daten dürfen, gemäß dem Prinzip der Speicherbegrenzung, nur solange gespeichert werden, wie es unbedingt notwendig ist. Diese Vorgabe muss bei der Festlegung der Löschfrist in der Einverständniserklärung und der Frist zur Datenlöschung in FIONA eingehalten werden!

    Außerdem dürfen die Daten, gemäß dem Prinzip der Zweckbindung, nur für eindeutige, legitime Zwecke erhoben  und ausschließlich in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesen vereinbar ist.

    Gemäß dem Prinzip der Datenminimierung dürfen zudem nicht mehr Daten gesammelt werden, als für den Zweck der Datenverarbeitung unbedingt notwendig sind.

    Falls Sie besondere Arten personenbezogener Daten erheben (Angaben zur Sexualität, Gesundheit oder Religion einer Person), muss dies den Nutzer*innen explizit mitgeteilt werden und die Zwecke ausführlich dargestellt werden.

    Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

    Zusätzlich zur Einverständniserklärung muss für jede Datenerhebung ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden (ehemals Datenschutz-Verfahrensbeschreibung). Bitte beachten Sie dazu die Hinweise des Informationssicherheits- und Datenschutzmanagements der Universität Hamburg.

    Eigenschaften

    Pflichtangaben sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet.

    Dateiinfos

    Name * Der Name dieser Datei in FIONA. Er taucht in ihrer URL auf. Nicht zu verwechseln mit dem Titel.
    Vorlage * Die Vorlage dieser Datei. Nicht alle Vorlagen sind für alle Datei-Typen verfügbar. Eine Änderung der Vorlage kann zu Fehlern führen, wenn die neue Vorlage an dem Ort, an dem sich dieser Ordner befindet, nicht erlaubt ist!

    Felder

    Titel Der Titel dieser Box. Wird als Ebene-2-Überschrift über dem Formular platziert.
    Gültig ab Gibt an, ab wann diese Datei gültig ist. Standardwert ist ihr Erstellungsdatum. Ungültige Dateien sind nicht erreichbar, auch nicht in der Vorschau.
    Gültig bis Gibt an, bis wann diese Datei gültig ist. Eine deaktivierte Datei können Sie reaktivieren, indem Sie den Wert dieser Eigenschaft löschen.
    Dateiendung Die Dateiendung des Hauptinhalts dieser Datei. Wird beim Herunterladen des Hauptinhalts berücksichtigt. Sollte i. d. R. nicht manuell geändert werden!

    E-Mail an Formularbetreiber:in

    Betreiber*innen von Mail-Formularen können sich per E-Mail automatisch über neue Einträge in den von ihnen verwalteten Mail-Formularen benachrichtigen lassen:

    Betreff der E-Mail Der Betreff der spezifischen Antwort und der E-Mail-Benachrichtigung über einen neuen Formulareintrag. Sie können auch Eingaben aus dem Mail-Formular oder Anmeldedaten als Betreff übernehmen.
    Text an Formularbetreiberin: Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung über einen neuen Formulareintrag.
    E-Mail-Adresse Empfängerin: * Die E-Mail-Adresse, an die Benachrichtigungen über neue Formulareinträge versendet werden und die in der Datenschutz-Einverständniserklärung verlinkt wird.
    E-Mail-Adresse Absenderin: Der Wert dieser Eigenschaft dient als Backup, falls der abgesendete Formualreintrag keine E-Mail-Adresse enthält.
    Mail an Formularbetreiber senden? Hier können Sie auswählen, ob jeder neue Formular-Eintrag als E-Mail an die in der Eigenschaft E-Mail-Adresse Empfänger:in angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird (yes). Falls Sie diese Funktion nicht nutzen (no), können Sie die Formular-Einträge nur über die Vorlage Mailform Verwaltungsseite einsehen.

    E-Mail an Nutzer:in

    Nach dem Absenden eines Formulareintrags kann eine automatische Antwort an Nutzende des Formulars verschickt werden.

    Absenderadresse aus Feld beziehen Wenn Ihr Mail-Formular ein Element der Vorlage E-Mail Feld enthält, können Sie dieses hier verlinken, um daraus die E-Mail-Adresse für die automatische Antwort an die Formular-Nutzenden beziehen.
    Antwort an Absender:in Legt fest, ob bzw. welche automatische Antwort nach dem Absenden eines Formulareintrags verschickt wird.
    Standard-Antwort Falls Sie der Eigenschaft Antwort an Absender:in den Wert Standard zugewiesen haben, wählen Sie hier eine von drei Varianten aus, die nach dem Absenden eines Formulareintrags als automatische Antwort verschickt werden soll.
    Spezifische Antwort Inhalt der automatischen Antwort, die nach dem Absenden eines Formulareintrags versendet wird, sofern Sie der Eigenschaft Antwort an Absender:in den Wert Spezifisch zugewiesen haben.

    Verschiedenes

    Position im Menu Steuert die relative Position von Seiten im Menü, Boxen auf Seiten und Elementen in Boxen. Je niedriger der Wert, desto weiter oben bzw. vorne erscheint eine Seite im Menü, eine Box auf einer Seite und ein Element in einer Box. Boxen können nicht über dem Hauptinhalt einer Seite platziert werden.
    Link zu Ergebnisseite Wenn sie der Eigenschaft Antwort an Absender:in den Wert Keine oder Standard zugewiesen haben, werden Nutzende nach dem Absenden des Formulars auf die hier angegebene Seite weitergeleitet.
    Beschriftung der "Absenden" Schaltfläche Falls hier ein Wert angegeben wird, ersetzt dieser den Wortlaut des Buttons zum Absenden des Formulareintrags am Ende des Formulars.

    Datenschutz

    Mail.Formulare unterliegen strengen Datenschutz-Vorgaben!

    Zweck der Datenverarbeitung * Eine stichworthafte Beschreibung der Zwecke, zu denen die von den Formular-Nutzenden angegebenen Daten verarbeitet werden (z.B. Krankmeldung). Diese wird dann in der Datenschutz-Einverständniserklärung am Ende des Mail-Formulars erwähnt.
    Link auf eigene Datenschutzerklärung Hier können Sie einen Link zu einer eigenen Datenschutzerklärung eintragen, welche dann in der Datenschutz-Einverständniserklärung anstelle der Datenschutzerklärung der Universität Hamburg verlinkt wird.
    Datenverarbeitende Org-Einheit * Die Bezeichnung der Organisationseinheit, welche die mit dem Formular gesammelten Daten verarbeitet (z.B. Regionales Rechenzentrum). Diese wird in der Datenschutz-Einverständniserklärung am Ende des Mail-Formulars erwähnt.
    Automatische Datenlöschung in Fiona (in Tagen) * Legt fest, nach wie vielen Tagen alle Daten eines Formulareintrags automatisch aus der Verwaltungsseite dieses Formulars gelöscht werden.
    Löschfrist in Einverständniserklärung * Hier müssen Sie festlegen, wann Sie sämtliche Daten eines Formulareintrags sowie evtl. existierende Kopien davon manuell löschen.
    Einverständniserklärung Löschfrist in Tagen: Dauer der in der Datenschutz-Einverständniserklärung erwähnten Löschfrist in Tagen, falls die Frist exakt ist.
    Autoreply-Inhalte (nicht Forminhalte): * Hier müssen die Inhalte der spezifischen Antwort aufgelistet werden (je ein Aspekt pro Zeile), um die Zustimmung der Nutzenden einzuholen. Falls keine spezifische Antwort versendet wird, sollte der Wert dieser Eigenschaft Keine lauten.

    Verwendung

    Diese Vorlage ist eine Ordnervorlage (). Sie kann nur direkt innerhalb von Ordnern folgender Vorlagen verwendet werden:

    Formularfelder

    Für ein funktionsfähiges Mail-Formular sollte in einem Ordner dieser Vorlage noch mindestens ein Dokument mit einer der folgenden Vorlagen angelegt werden:

    Verwaltungsseite

    Sie können in einem Ordner dieser Vorlage ein Dokument der Vorlage Mailform Verwaltungsseite anlegen, das eine Seite erzeugt, auf der alle Einträge dieses Formulars aufgelistet werden.

    Platzhalter für Eigenschaften und Vorbelegungen

    In die automatische Antwort und die Formulareinträge lassen sich mittels Platzhaltern verschiedene Daten automatisch integrieren, die für jede*n Nutzer*in bzw. jeden Eintrag einzigartig sind. Ein Platzhalter hat dabei das Format #{platzhalter}.

    Platzhalter für Eingaben aus Formularfeldern

    in den Betreff der E-Mail, den Text an die Formularbetreiber*innen und in die Spezifische Antwort lassen sich mittels Platzhaltern Eingaben aus bestimmten Feldern des Mail-Formulars übernehmen. Dazu müssen Sie lediglich die ID des entsprechenden Formular-Elements kennen (z.B. 1234567) und dann den entsprechenden Platzhalter in den Wert der gewünschten Eigenschaft integrieren (z.B. #{1234567}).

    Beispiele eines Platzhalters für Eingaben aus einem Formularfeld
    Eigenschaft Betreff der E-Mail Spezifische Antwort
    Wert Anfrage zum Thema "#{1234567}" Vielen Dank für Ihre Anfrage zum Thema "#{1234567}"!
    Ergebnis Anfrage zum Thema "Abgabe" Vielen Dank für Ihre Anfrage zum Thema "Abgabe"!

    Platzhalter für Anmeldedaten

    Wenn Sie für die Seite, auf der sich Ihr Mail-Formular befindet, einen Shibboleth-Zugriffschutz eingerichtet haben, können Sie mithilfe von sogenannten Shibboleth-Attributen die Anmeldedaten von Nutzer*innen, die das Formular ausfüllen, in den Betreff der E-Mail, den Text an die Formularbetreiber*innen und in die Spezifische Antwort integrieren.

    Folgende Shibboleth-Attribute stehen dafür zur Verfügung:

    PlatzhalterBeschreibung
    #{cn} Vollständiger Name (z.B. "Alex Tony Müller")
    #{givenName} Vorname(n) (z.B. "Alex Tony")
    #{mail} E-mail-Adresse (z.B. "alex.tony.mueller@uni-hamburg.de")
    #{sn} Nachname (z.B. "Müller")
    #{uid} B-Kennung (z.B. "bax1234")

    Sie können Shibboleth-Attribute außerdem nutzen, um Formularfelder vorzubelegen. Tragen Sie dazu einfach im Dokument des gewünschten Formularfelds den gewünschten Platzhalter als Wert der Eigenschaft "Vorbelegung" ein.

    Bitte beachten Sie, dass sich die Verfügbarkeit einzelner Shibboleth-Attribute bei unterschiedlichen Hostnamen unterscheidet. Es kann z.B. sein, dass auf den Seiten des KUS-Portals (Hostname: www.kus.uni-hamburg.de) einige Attribute nicht funktionieren, auf den Seiten des Rechenzentrums (Hostname: www.rrz.uni-hamburg.de) allerdings schon. Das bedeutet auch, dass eventuell nicht alle Shibboleth-Attribute in der FIONA-Vorschau funktionieren. Der Funktionstest muss dann auf der freigegebenen Seite erfolgen.

    Platzhalter für Storno-Link

    Mit dem Platzhalter #{del_link} können Sie der spezifischen Antwort einen Link hinzufügen, über den Nutzer*innen ihren Eintrag selbst wieder löschen können.