Mail-Formular

Diese Vorlage ist eine Ordnervorlage (). Sie kann nur direkt innerhalb von Ordnern folgender Vorlagen verwendet werden:

• „_boxes“-Ordner (Standard)
• „_boxes“-Ordner für Inhaltsseite

Diese Vorlage sollte nicht mehr genutzt werden, um Formulare zur Terminbuchung oder Anmeldeformulare für Newsletter bzw. Veranstaltungen zu erstellen!

Formularfelder

Um Felder zu Ihrem Mail-Formular hinzuzufügen, legen Sie in einem Ordner dieser Vorlage einfach Dokumente der folgenden Vorlagen an:

• Auswahlfeld
• Captcha
• Datei Upload
• Datumsauswahl
• E-Mail Feld
• Textfeld (mehrzeilig)
• Textfeld

Verwaltungsseite

Sie können in einem Ordner dieser Vorlage ein Dokument der Vorlage Mailform Verwaltungsseite anlegen, das eine Seite erzeugt, auf der alle Einträge dieses Formulars aufgelistet werden.

Sonstige Dokument-Vorlagen für Mail-Formulare

Mithilfe von Überschriften können Sie können größeren Formulare eine Struktur geben, indem Sie Felder unter Überschriften gruppieren.

Mit einem Eintragszähler können Sie die Anzahl der verbleibenden Einträge im Formular anzeigen lassen.

Bitte beachten und befolgen Sie unbedingt folgende Hinweise und Vorgaben zum Datenschutz, wenn Sie diese Vorlage nutzen möchten:

Einverständniserklärung

Am Ende des Mail-Formulars müssen die Nutzende des Formulars ihr Einverständnis zur Verarbeitung ihrer eingegebenen Daten geben, bevor sie das Formular absenden können. Die Einverständniserklärung hat folgenden Wortlaut:

"Ich bin damit einverstanden, dass die Universität Hamburg, hier: [Datenverarbeitende Org-Einheit ¹], meine Daten [Löschfrist in Einverständniserklärung] zu folgendem Zweck bzw. folgenden Zwecken: [Zweck der Datenverarbeitung] in FIONA verarbeitet. Meine Einwilligung kann ich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber [Datenverarbeitende Org-Einheit ¹] widerrufen. Die bisherige Verarbeitung bleibt von einem Widerruf unberührt. Hier finden Sie weitere Informationen zur Datenverarbeitung."

Die Textbausteine in den eckigen Klammern ([ und ]) werden durch die Werte der verlinkten Eigenschaften ersetzt.

Anmerkungen

1. Der hier eingefügte Text wird im Formular als Link dargestellt. Das Linkziel ist die E-Mail-Adresse der Formularbetreibenden. ↑

Widerruf

Sie müssen sicherstellen, dass Nutzende des Formulars stets die für das Mail-Formular verantwortliche Stelle per E-Mail erreichen, um ihr Einverständnis zur Verarbeitung ihrer Daten zu widerrufen! Für die Eigenschaft E-Mail-Adresse Empfänger:in verwenden Sie daher wenn möglich die E-Mail-Adresse eines Gruppenpostfachs ihrer Organisationseinheit anstelle ihrer persönlichen E-Mail-Adresse, also z.B. fachbereich.xy@uni-hamburg.de statt bettina.beispiel@uni-hamburg.de.

Die E-Mail-Adresse wird in der Datenschutz-Einverständniserklärung unter dem Namen der datenverarbeitenden Organisationseinheit verlinkt.

DSGVO-Vorgaben

Die Datenschutz-Eigenschaften Ihres Mail-Formulars müssen den Richtlinien der europäischen Datenschutzgrundverordnung genügen:

Die Speicherung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist jeweils nur zulässig,

• wenn es hierfür eine gesetzliche Grundlage gibt oder
• wenn die Betroffenen ihre Einwilligung hierfür erteilen.

Personenbezogene Daten dürfen, gemäß dem Prinzip der Speicherbegrenzung, nur solange gespeichert werden, wie es unbedingt notwendig ist!

Außerdem dürfen die Daten, gemäß dem Prinzip der Zweckbindung, nur für eindeutige, legitime Zwecke erhoben und ausschließlich in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesen vereinbar ist.

Gemäß dem Prinzip der Datenminimierung dürfen zudem nicht mehr Daten gesammelt werden, als für den Zweck der Datenverarbeitung unbedingt notwendig sind.

Falls Sie besondere Arten personenbezogener Daten erheben (Angaben zur Sexualität, Gesundheit oder Religion einer Person), muss dies den Nutzenden explizit mitgeteilt werden und die Zwecke ausführlich dargestellt werden.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Zusätzlich zur Einverständniserklärung muss für jede Datenerhebung ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden (ehemals Datenschutz-Verfahrensbeschreibung). Bitte beachten Sie dazu die Hinweise des Informationssicherheits- und Datenschutzmanagements der Universität Hamburg.

Pflichtangaben sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet.

Dateiinfos

Felder

E-Mail an Formularbetreiber:in

Betreiber*innen von Mail-Formularen können sich per E-Mail automatisch über neue Einträge in den von ihnen verwalteten Mail-Formularen benachrichtigen lassen:

E-Mail an Nutzer:in

Nach dem Absenden eines Formulareintrags kann eine automatische Antwort an Nutzende des Formulars verschickt werden.

Verschiedenes

Datenschutz

Mail-Formulare unterliegen strengen Datenschutz-Vorgaben!

Die Daten aus Mail-Formular-Einträgen dürfen aus Datenschutzgründen nicht unbegrenzt lange aufbewahrt werden! Es gibt zwei verschieden Löschfristen, die für jedes Mail-Formular festgelegt werden müssen:

Automatische Datenlöschung

Aus der Verwaltungsseite werden die Daten nach einer festgelegten Frist automatisch gelöscht.

Manuelle Datenlöschung

Mit der Löschfrist in der Einverständniserklärung geben Sie an, wie lange Sie Daten aus einem Formulareintrag aufbewahren. Bei Ablauf dieser Frist müssen Sie alle Daten ² aus dem betroffenen Formualreintrag manuell löschen! Dies betrifft insbesondere die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen zu den betroffenen Einträgen.

Anmerkungen

2. Betrifft auch eventuell angelegte Kopien dieser Daten. Lediglich die Daten auf der Verwaltungsseite werden automatisch gelöscht. ↑
3. Diese Option sollte darf nur in Mail-Formularen genutzt werden, die zur Newsletter-Anmeldung dienen! Verwenden Sie hierfür besser die Vorlage Anmeldeformular für Newsletter. ↑
4. Diese Option darf nur nach vorheriger Klärung mit der Stabsstelle Recht genutzt werden! ↑

Wenn Sie keine automatischen Antworten an Nutzenden Ihres Formulars verschicken möchten, geben Sie der Eigenschaft Antwort an Absender:in den Wert Keine. Die restlichen Eigenschaften der Gruppe E-Mail an Nutzer:in spielen dann keine Rolle.

Antwort-Adresse

Wenn Sie automatische Antworten verschicken möchten, benötigen sie zunächst eine E-Mail-Adresse, an die die Antwort versendet werden soll.

Wenn Sie in Ihrem Formular ein E-Mail-Feld haben, verlinken sie dieses in der Eigenschaft Absenderadresse aus Feld beziehen.

Die Eigenschaft E-Mail-Adresse Absender:in dient als Alternative, falls Sie Ihr Formular kein E-Mail-Feld beinhaltet bzw. es nicht verlinkt ist oder falls das Feld beim Absenden eines Formulareintrags leer war.

Wenn der Wert dieser Eigenschaft leer ist und keine E-Mail-Adresse aus dem Formular übernommen wurde, wird stattdessen noreply@uni-hamburg.de als Ziel-Adresse genutzt.

Wenn der Wert dieser Eigenschaft nicht leer ist und auch keiner E-Mail-Adresse enstpricht, erscheint nach dem Absenden des Formulareintrags eine Fehlermeldung auf der Webseite und es wird keine automatische Antwort versendet.

Standard-Antworten

Wenn Sie der Eigenschaft Antwort an Absender:in den Wert Standard geben, können Sie einen der drei verfügbaren Werte der Eigenschaft Standard-Antwort auswählen, der dann als automatische Antwort verschickt wird (die erste Zeile entspricht jeweils dem Betreff der E-Mail):

Anfrage

Ihre Anfrage
Vielen Dank für Ihre Anfrage! Wir melden uns schnellstmöglich zurück. Ihr Team der Universität Hamburg
Impressum: https://www.uni-hamburg.de/impressum.html

Anmeldung ⁵

Ihre Anmeldung
Vielen Dank für Ihre Anmeldung! Ihr Team der Universität Hamburg
Impressum: https://www.uni-hamburg.de/impressum.html

Bestellung

Ihre Bestellung
Vielen Dank für Ihre Bestellung! Wir melden uns schnellstmöglich zurück. Ihr Team der Universität Hamburg
Impressum: https://www.uni-hamburg.de/impressum.html

Anmerkungen

5. Wenn Sie Anmeldungen zu Veranstaltungen entgegennehmen möchten, ist die Vorlage Mail-Formular ungeeignet! Verwenden Sie stattdessen die Vorlage Veranstaltungsbuchung. Für Newsletter-Anmeldungen verwenden Sie die Vorlage Anmeldeformular für Newsletter. ↑

Spezifische Antwort

Wenn die automatische Antwort eine Kopie des Formulareintrags enthalten soll und Sie den Inhalt der Antwort selbst formulieren möchten, geben Sie der Eigenschaft Antwort an Absender:in den Wert Spezifisch und der Eigenschaft Spezifische Antwort den Antwort-Text als Wert. In der spezifischen Antwort können Sie auch Platzhalter benutzen. Der Betreff der spezifischen Antwort entspricht dem Wert der Eigenschaft Betreff der E-Mail.

Nutzende des Formulars müssen dem Erhalt einer spezifischen Antwort explizit zustimmen. Dazu werden am Ende des Formulars, vor der Datenschutz-Einverständniserklärung, die Inhalte der Antwort aufgelistet (z.B. Bestätigung Ihrer Anfrage). Inhalte, die schon im Mail-Formular abgefragt wurden (z.B. Name oder E-Mail-Adresse), sollen hier nicht genannt werden.

Sie können sich automatisch per E-Mail über neue Formulareinträge und deren Inhalt benachrichtigen lassen. Bitte beachten Sie, dass Sie jede E-Mail, die Daten aus einem Formulareintrag enthält, nach Ablauf der Löschfrist manuell löschen müssen!

Damit automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Formulareinträgen versendet werden, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Die Eigenschaft Mail an Formularbetreiber senden? hat den Wert yes und
• der Wert der Eigenschaft E-Mail-Adresse Empfänger:in ist eine existierende E-Mail-Adresse.

Für jeden neuen Formulareintrag wird dann automatisch eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Ihr Betreff entspricht dem Wert der Eigenschaft Betreff der E-Mail.

Für den Inhalt der Benachrichtigung gibt es zwei Varianten:

Kopie des Formulareintrags

Wenn Sie bloß eine Kopie des Formulareintrags benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie der Eigenschaft Text an Formularbetreiber:in keinen Wert zugewiesen haben.

Außerdem sollte die Eigenschaft Feldname jedes Dokuments in diesem Mail-Formular-Ordner, welches eine Vorlage für ein Formularfeld hat, einen Wert zugewiesen bekommen haben. Ansonsten steht in der Benachrichtigung statt einer aussagekräftigen Bezeichnung lediglich die ID des Dokuments neben der Eingabe aus dem entsprechenden Feld.

Eigene Benachrichtigung

Sie können den Inhalt der Benachrichtigung zu neuen Formulareinträgen auch selbst festlegen, indem Sie der Eigenschaft Text an Formularbetreiber:in einen entsprechenden Wert zuweisen. Allerdings enthält die Benachrichtigung dann keine Kopie des Formulareintrags mehr. Sie können die Formulardaten dann mittels Platzhaltern übernehmen.

In die Werte der Eigenschaften Betreff der E-Mail, Text an Formularbetreiber:in und Spezifische Antwort dieser Vorlage lassen sich Eingaben aus Formulareinträgen, Anmeldedaten und Storno-Links automatisch per Platzhalter integrieren. Ein Platzhalter hat dabei das Format #{platzhalter}.

Platzhalter für Eingaben aus Formularfeldern

Für einen Formulardaten-Platzhalter benötigen Sie die ID des Dokuments, welches das Formularfeld erzeugt, aus dem Sie die Eingabe übernehmen möchten (z.B. 1234567). Diese ID können Sie dann in den Wert einer der o. g. Eigenschaften integrieren (z.B. #{1234567}). Das Dokument muss sich im Mail-Formular-Ordner befinden und eine passende Vorlage haben.

Platzhalter für Anmeldedaten

Wenn Sie für die Seite, auf der sich Ihr Mail-Formular befindet, einen Shibboleth-Zugriffschutz eingerichtet haben, können Sie mithilfe von sogenannten Shibboleth-Attributen bestimmte Anmeldedaten von Nutzenden, welche das Formular ausfüllen, in die Werte der o. g. Eigenschaften integrieren.

Folgende Shibboleth-Attribute stehen dafür zur Verfügung:

Sie können Shibboleth-Attribute außerdem nutzen, um Formularfelder vorzubelegen. Tragen Sie dazu einfach im Dokument des gewünschten Formularfelds den gewünschten Platzhalter als Wert der Eigenschaft Vorbelegung ein.

Bitte beachten Sie, dass sich die Verfügbarkeit einzelner Shibboleth-Attribute bei unterschiedlichen Hostnamen unterscheidet. Es kann z.B. sein, dass auf den Seiten des KUS-Portals (Hostname: www.kus.uni-hamburg.de) einige Attribute nicht funktionieren, auf den Seiten des Rechenzentrums (Hostname: www.rrz.uni-hamburg.de) allerdings schon. Das bedeutet auch, dass eventuell nicht alle Shibboleth-Attribute in der FIONA-Vorschau funktionieren. Der Funktionstest muss dann auf der freigegebenen Seite erfolgen.

Platzhalter für Storno-Link

Mit dem Platzhalter #{del_link} können Sie der spezifischen Antwort einen Link hinzufügen, über den Nutzende ihren Eintrag selbst wieder löschen können.